Política de Privacidad de HIPAA

NOTIFICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

La presente notificación describe la manera en que Planned Parenthood of Greater Texas (PPGT) usará o revelará información médica sobre usted y la manera de acceder a ella. Lea atentamente esta notificación. Si tiene alguna duda sobre esta notificación, póngase en contacto con la Oficina de Privacidad de PPGT al 512-276-8077. La fecha de vigencia de la presente notificación es el 9 de agosto de 2023.

NUESTRO COMPROMISO CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED 

Entendemos que la información médica sobre usted y los cuidados médicos que recibe es personal. Asumimos el compromiso de proteger la información médica sobre usted. Vamos a crear un registro de la atención y los servicios que le prestaremos, de modo que podamos brindarle atención de excelencia y cumplir con todas las exigencias legales o reglamentarias. 

La presente notificación se aplica a toda la información de atención médica que Planned Parenthood of Greater Texas genere o reciba, tanto si documentamos la información médica sobre usted, como si la recibimos de otro proveedor. La presente notificación le indica las maneras en que podemos usar o revelar información médica sobre usted. También describe sus derechos sobre la información médica que tenemos sobre usted y ciertas obligaciones que tenemos en cuanto al uso y la divulgación de dicha información. 

Nuestro compromiso con respecto a la información médica sobre usted cuenta con el respaldo de las leyes federales. Las disposiciones sobre privacidad y seguridad de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés) nos exigen lo siguiente: 

• asegurar que se mantenga confidencial la información de salud que lo identifica; 
• poner a disposición esta notificación sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad respecto a la información médica sobre usted; y 
•  respetar los términos de la notificación actualmente vigente.

MANERAS EN QUE PODEMOS USAR Y REVELAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED

Las siguientes categorías describen las distintas maneras en que podemos usar o revelar información médica sobre usted para fines de tratamiento, pago y operaciones. A menos que se indique lo contrario, ninguna de estas maneras de usar o revelar información requiere su autorización o que se lo notifiquemos. Aquí se explica lo que significa cada categoría de uso o divulgación y se incluyen ejemplos. No se enumeran todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, salvo que solicitemos autorización específica, las maneras en que podemos usar y revelar información caen dentro de alguna de las categorías.

A. Para recibir un tratamiento. Podemos usar información médica sobre usted a fin de brindarle tratamiento y servicios médicos. Podemos revelar información médica sobre usted a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, voluntarios u otro personal que se ocupe de su atención médica. Puede ser que trabajen en nuestros consultorios, en el hospital donde lo estén tratando o en el consultorio de otro médico, laboratorio, farmacia u otro prestador de servicios médicos a quien lo enviemos para hacer consultas, tomar placas de rayos X, realizarse análisis de laboratorio, abastecerse de medicamentos recetados o para otros fines relacionados con el tratamiento. Por ejemplo, es posible que un médico que lo atiende necesite saber si es diabético, porque la diabetes puede retardar el proceso de curación. Podemos suministrarle esta información a un médico que lo atiende en otra institución o lugar.

B. Para cuestiones relacionadas con los pagos. Podemos usar y revelar su información médica para facturarle y cobrarle a usted, a una compañía de seguros, a una agencia de Medicaid del estado o a un tercero el tratamiento y los servicios prestados. Por ejemplo, es posible que sea necesario brindar información a su plan de seguro de salud sobre las visitas al consultorio, de modo que nos paguen o le reembolsen el importe correspondiente. También es posible que debamos suministrar información médica sobre usted a la agencia de Medicaid de su estado, para que nos reembolsen los servicios que le prestamos en estados en los que participamos en Medicaid. En algunos casos, deberemos notificarle a su plan de salud o pagador sobre un tratamiento que está próximo a recibir para solicitar autorización previa o para determinar si el plan cubrirá dicho tratamiento.

C. Para operaciones relacionadas con la atención médica. Podemos usar y revelar información médica sobre usted para cuestiones relacionadas con nuestras prácticas de atención médica. Estas maneras de uso y divulgación son necesarias para llevar a cabo nuestras actividades y procurar que todos nuestros pacientes reciban atención de excelencia. Por ejemplo, podemos usar la información médica para analizar nuestros tratamientos y servicios, y evaluar el desempeño de nuestro personal en cuanto a la atención que le brinda. También podemos combinar información médica sobre muchos pacientes para decidir qué otros servicios deberíamos ofrecer, cuáles servicios son necesarios, si determinados tratamientos nuevos son eficaces o para comparar nuestro desempeño con el de otros y detectar áreas que se pueden mejorar. Podemos eliminar los datos que permiten identificarlo, de modo que personas ajenas puedan usar la información médica sobre usted para analizar las prestaciones médicas sin saber específicamente quiénes son nuestros pacientes.

D. Citas

• Recordatorios de citas. Podemos usar y revelar información médica sobre usted para comunicarnos con usted con el fin de recordarle que tiene una cita. Avísenos si no desea que nos comuniquemos con usted para recordarle las citas o si prefiere que usemos otro número de teléfono o dirección para comunicarnos con usted con este fin.
• Hoja de registro: Podemos solicitar que se registre cuando llegue a nuestro consultorio. También podemos llamar su nombre cuando estemos listos para verlo.

E. Recaudación de fondos. Podemos usar información médica sobre usted para comunicarnos con usted con el objetivo de recaudar fondos para nuestras actividades sin fines de lucro. Tiene el derecho de optar por no recibir estas comunicaciones. Infórmenos si no desea que nos comuniquemos con usted para estas cuestiones.

F. Correo electrónico. Podemos incluir determinada información médica en mensajes de correo electrónico que le enviemos si firmó el formulario de autorización para envíos por correo electrónico. Le pedimos que se comunique con nuestros centros médicos a través del portal para pacientes, por teléfono o en persona.

G. Investigaciones. Existen situaciones en las que deseamos usar y revelar información médica sobre usted con fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede beneficiarse del uso de su información al comparar la eficacia de dos medicamentos. Para cualquier proyecto de investigación en el que se use su información médica, le pediremos autorización a usted o solicitaremos que una junta de revisión institucional o privada nos exima del requisito de solicitar autorización. La exención de autorización se fundamentará en las garantías que brinde la junta de revisión en cuanto a que los investigadores protegerán adecuadamente su información médica, según lo requiere la ley.

H. Para cumplir con exigencias legales. Revelaremos información médica sobre usted cuando así lo exijan las leyes federales, estatales o locales.

I. Para evitar un riesgo grave para la salud o seguridad. Podemos usar y revelar información médica sobre usted cuando sea necesario para evitar un riesgo grave para su salud y seguridad o para la salud y seguridad pública o de otra persona. Sin embargo, cualquier divulgación estaría limitada exclusivamente a quienes puedan ayudar a prevenir el riesgo.

J. Militares. Si es miembro de las fuerzas armadas, o se ha apartado o se le ha dado de baja de los servicios militares, podemos revelar información médica sobre usted tal como lo requieran las autoridades militares, incluyendo el Departamento de Asuntos de Veteranos, según corresponda. También podemos revelar información sobre el personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras apropiadas.

K. Accidentes en el trabajo. Podemos revelar información médica sobre usted a los programas de accidentes en el trabajo o similares. Estos programas prevén prestaciones en caso de accidentes o enfermedades laborales.

L. Riesgos para la salud pública. Podemos revelar información médica sobre usted para fines de actividades relacionadas con la salud pública. En términos generales, estas actividades incluyen lo siguiente:

• evitar o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
• informar sobre nacimientos y fallecimientos;
• reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
• notificar al público sobre el retiro de productos que puedan estar usando;
• notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que tenga riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección;
• reportar o notificar a la autoridad gubernamental apropiada si sospechamos que una persona ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.

M. Actividades de supervisión de la salud. Podemos revelar información médica a una entidad responsable de supervisión de la salud a fin de que se realicen actividades autorizadas por la ley. Entre dichas actividades se incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y obtención de licencias de nuestros centros de salud. Son actividades necesarias para que el gobierno controle el sistema de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.

N. Acciones legales y controversias. Si es parte de una acción legal o controversia, podemos revelar información médica sobre usted en respuesta a una orden emitida por un tribunal judicial o administrativo. También podemosrevelar información médica sobre usted en respuesta a una citación judicial, petición para divulgar pruebas u otro procedimiento lícito proveniente de otra persona involucrada en la controversia, pero solo después de haber hecho todo lo posible por notificarle la existencia de dicha solicitud para que usted pueda elegir tomar medidas para proteger la información solicitada.

O. Cumplimiento de la ley. Podemos revelar información médica si un agente del orden público nos lo solicita:

• en respuesta a una orden judicial, citación, orden de detención, emplazamiento o procedimiento similar;
• para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
• si usted es víctima de un delito y no podemos obtener su consentimiento;
• en relación con una muerte que, a nuestro criterio, es producto de un hecho delictivo;
• en una instancia de conducta delictiva en nuestro centro; y
• en circunstancias de emergencia para denunciar un delito; el lugar o las víctimas del delito; o la identidad,descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

Tales divulgaciones de información ocurrirán solamente después de haber hecho todo lo posible por notificarle la existencia de la solicitud para que usted pueda tomar medidas para proteger la información solicitada.

P. Médicos forenses, médicos investigadores y directores de funerarias. Podemos revelar información médica a un médico forense o a un médico investigador. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una personafallecida o para determinar la causa de muerte. También podemos revelar información médica sobre pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para que cumplan con sus obligaciones.

Q. Reclusos. Si está recluido en una institución correccional o bajo la custodia de un agente del orden público, podemos revelar información médica sobre usted a la institución correccional o al agente del orden público. Esta revelación podría ser necesaria:

• para que la institución le preste atención médica;
• para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de terceros; o
• por cuestiones sanitarias o de seguridad de la institución correccional.

SUS DERECHOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED

Usted tiene los siguientes derechos relacionados con la información médica sobre su persona.

A. Derecho de inspeccionar y copiar. Tiene ciertos derechos de inspeccionar y copiar la información médica que conservamos sobre su atención, que incluye cualquier información médica electrónica relacionada con usted.Normalmente, esto incluye expedientes médicos y de facturación. No incluye notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y copiar cualquiera de su información médica, debe presentar una solicitud por escrito en un formulario que le suministraremos al funcionario de privacidad de Planned Parenthood of Greater Texas. Si solicita una copia de su información médica, podemos aplicar un cargo para cubrir los costos de ubicación, copiado, envío por correo u otros materiales y servicios relacionados con su solicitud.

Podemos rechazar su solicitud de inspección y copiado en muy limitadas circunstancias. Si se le niega el acceso a la información médica, en determinados casos puede solicitar que se revea la denegatoria. Otro proveedor médico autorizado de PPGT revisará su solicitud y el rechazo. La persona a cargo de la revisión no será la misma que rechazó inicialmente su solicitud. Daremos cumplimiento a lo dispuesto por la revisión.

B. Derecho de hacer enmiendas. Si considera que la información médica en nuestros expedientes es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una enmienda durante todo el tiempo en que tengamos la información en nuestro poder. Debe solicitar la enmienda por escrito en un formulario que le suministraremos y enviarlo al funcionario de privacidad de PPGT.

Podemos rechazar su solicitud de enmienda si no la presenta en el formulario que suministramos y no incluye un motivo que la fundamente. Además, podemos rechazar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que

• no fue generada por nosotros, salvo que la persona o entidad que la creó ya no esté disponible para hacer la enmienda;
• no forma parte de la información médica que conserva nuestro centro ni que se conserva para los fines de nuestras actividades;
• no es parte de la información que usted tiene permitido inspeccionar y copiar; o
• está correcta y completa.

Toda enmienda que hagamos a su información médica se comunicará a quienes revelemos información, según lo especificado previamente. Si decimos que no a su solicitud de enmienda, le explicaremos por qué por escrito no más de 60 días después del momento en que hayamos recibido su solicitud de enmienda.

C. Derecho a recibir un resumen de la información divulgada. Usted tiene derecho a solicitar una lista (resumen) de las instancias en que revelamos información médica sobre usted, a menos que se trate de uso y divulgación con el fin de realizar tratamientos, pagos y actividades relacionadas con la atención de salud, tal como ya se indicó.

Para solicitar esta lista de la información divulgada, debe enviar su solicitud por escrito. Le pedimos que utilice un formulario que podemos suministrarle. Su solicitud debe consignar un período que no debe exceder seis años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003 (la fecha de cumplimiento de las reglamentaciones sobre privacidad). La primera lista dedivulgaciones que solicite dentro de un período de doce meses será gratuita. Para obtener más listas, pueden corresponder cargos. Le notificaremos cuál es el cargo, y usted tendrá la opción de cancelar o modificar su solicitud en ese momento, antes de que se incurra en costo alguno. Le enviaremos una lista impresa de las instancias de divulgación de información antes de que pasen treinta días de su solicitud, o le notificaremos si nos resulta imposible cumplir con ese plazo y la fecha en que lo haremos; pero esta fecha no debe exceder un total de sesenta días desde el momento en que hace la solicitud.

D. Derecho a solicitar restricciones. Tiene el derecho a solicitar que se restrinja o limite la información médica sobreusted que usamos o revelamos para fines de tratamiento, pagos o prestaciones médicas. También tiene el derecho de solicitar que se limite la información médica que revelamos sobre usted a una persona que interviene en la atención que recibe o en los pagos relacionados con dicha atención. Por ejemplo, puede pedir que se niegue el acceso a su información médica a un miembro determinado de nuestro plantel a quien usted conoce personalmente. No seremos responsables por el impacto clínico o financiero de su negación a permitir la divulgación de la información médica que de otra manera tendríamos permiso de divulgar con los fines aquí descritos.

Si bien trataremos de adecuarnos a sus pedidos de restricciones, no estamos obligados a hacerlo si no es posible garantizar nuestro cumplimiento de la ley o si consideramos que tendrá un impacto negativo sobre la atención que le brindamos. Si los aceptamos, cumpliremos con lo solicitado, salvo que la información sea necesaria con el fin de brindarle un tratamiento de emergencia. Debe hacer su solicitud por escrito. Le pedimos que utilice un formulario que podemos suministrarle. En su solicitud, debe indicarnos qué información desea limitar y a quién se deben aplicar las limitaciones. Estamos obligados a aceptar la solicitud de restringir la divulgación de información médica protegida a las compañías de seguros médicos si usted pagó íntegramente de su bolsillo los servicios médicos relacionados con dicha divulgación. De otra manera, según se describió anteriormente, revelaremos la información médica necesaria para el pago o reembolso relacionado con los servicios que recibió.

E. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted por cuestiones de salud de una determinada manera o a un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que solamente nos comuniquemos con usted a su trabajo o por correo a una casilla postal. Durante nuestro proceso de admisión, le pediremos que indique la manera en que quiere recibir las comunicaciones relacionadas con las prestaciones médicas uotras instrucciones sobre la forma de hacerle llegar notificaciones sobre su salud. Nos adecuaremos a todas las solicitudes razonables.

F. Derecho a recibir una copia impresa de esta notificación. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de esta notificación en cualquier momento en que la solicite. También puede acceder a una copia de esta notificación en nuestro sitio web www.PPGreaterTX.org.

G. Derecho a ser notificado en caso de infracción. Tenemos la obligación de notificarle si se produce una infracción relacionada con información médica protegida enviada de manera no segura.

MENORES Y PERSONAS BAJO TUTELA

Los menores de edad y personas con tutores legales tienen muchos de los derechos descritos en esta notificación con respecto a la información médica relacionada con la atención de salud reproductiva, excepto abortos y en situaciones de emergencia o cuando la ley requiere el reporte de abuso y negligencia. Si usted es menor de edad o una persona con un tutor legal y está recibiendo atención médica que no está relacionada con la salud reproductiva, uno de sus padres o tutores legales puede tener el derecho de acceder a su historia clínica y tomar ciertas decisiones en relación con los usos y divulgaciones de su información médica.

Finalmente, si usted es menor de edad o una persona con un tutor legal, confirmaremos que la persona que actúa en su nombre tiene la autoridad de tomar esas decisiones y medidas.

MODIFICACIONES A ESTA NOTIFICACIÓN

Nos reservamos el derecho de modificar la presente notificación. Nos reservamos el derecho de poner en vigencia la notificación revisada o modificada para información médica sobre usted con la que ya contamos, como así también para la que recibamos en el futuro. Colocaremos visiblemente una copia de la notificación vigente en nuestro centro y la subiremos anuestro sitio web. La notificación contiene la fecha de entrada en vigencia en la primera página.

USOS DE INFORMACIÓN MÉDICA QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN

Los siguientes usos y divulgaciones de información médica solo se harán con su permiso escrito:

• Usos y divulgaciones de información médica protegida con fines de mercadotecnia
• Uso y divulgaciones que constituyen la venta de su información médica protegida
• Otros usos y divulgaciones de información médica que no cubre esta notificación o las leyes que se aplican a nosotros, como en el caso de cualquier historia de tratamiento de abuso de sustancias.

Si nos da permiso de usar o revelar información médica sobre usted, puede revocar ese permiso por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, ya no utilizaremos ni revelaremos información médica sobre usted para los motivos cubiertos en su autorización escrita. Entiende que no podemos retractar ninguna divulgación que ya hayamos realizado con su permiso, y que tenemos la obligación de retener la historia de la atención que le brindamos.

QUEJAS

Si considera que se han violado sus derechos a la privacidad, puede hacernos llegar su queja o presentarla ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para hacernos llegar su queja, póngase en contacto con Planned Parenthood of Greater Texas. Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le aplicará ninguna sanción por presentar una queja.

Para presentarle una queja a PPGT, comuníquese con

Kasia White, RN, BSN

Privacy Official at Planned Parenthood of Greater Texas 201-B E. Ben White Boulevard

Austin, Texas 78704

Para presentarle una queja a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Servicios Humanos y de Salud de EE. UU., comuníquese con

Secretary of Health & Human Services Region VI, Office for Civil Right

US Department of Health and Human Services 1301 Young Street, Suite 1169

Dallas, TX 75202