Aviso de prácticas de privacidad sobre información médica

Este Aviso describe de cómo Planned Parenthood de la Región del Suroeste de Ohio puede utilizar y divulgar su información médica y cómo usted puede tener acceso a dicha información.

Fecha de entrada en vigor de este Aviso: 1 de septiembre de 2013

LEA ESTE AVISO CON ATENCIÓN

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, comuníquese con el oficial de Privacidad de Planned Parenthood de la Región del Suroeste de Ohio llamando al 513.592.2828

Entendemos que la información médica sobre usted y su atención es personal. Nos comprometemos a proteger su información médica. Crearemos un registro de la atención y de los servicios que le proporcionemos. Lo haremos para brindarle atención de calidad y para cumplir con todo requisito legal y normativo. Este Aviso se aplica a todos los registros generados o recibidos por Planned Parenthood de la Región del Suroeste de Ohio, bien sea que nosotros hayamos documentado su información médica o que otro médico nos la haya reenviado.

Este Aviso le informará sobre las formas en las que podemos utilizar o divulgar su información médica. Este Aviso también detalla sus derechos relacionados con la información médica que poseemos sobre usted y describe ciertas obligaciones que tenemos respecto del uso y la divulgación de su información médica.

Nuestro compromiso en relación con su información médica cuenta con el respaldo de las leyes federales. Las disposiciones de privacidad y seguridad de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) nos exigen lo siguiente:

• Asegurarnos de que se mantenga la privacidad de la información médica que lo identifica.
• Poner a disposición este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto de su información médica.
• Cumplir con los términos del aviso que esté actualmente en vigor.

CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA

Las categorías que se indican a continuación describen diversas formas en las que podemos utilizar o divulgar su información médica. A menos que se indique lo contrario, cada uno de estos usos y divulgaciones podrán realizarse sin su autorización. Le explicaremos qué significa cada categoría de uso o divulgación y le daremos ejemplos. No se incluirán todos los usos y divulgaciones de cada categoría. Sin embargo, a menos que le pidamos una autorización por separado, todas las formas en las que podemos utilizar y divulgar información estarán en de una de las categorías.

Tratamiento: Podemos utilizar su información médica para brindarle tratamientos y servicios de atención médica. Podemos divulgar su información médica a médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes del área de la salud, voluntarios y otros miembros del personal que participen en su cuidado. Ellos pueden trabajar en nuestros consultorios, en un hospital si usted está hospitalizado bajo nuestra supervisión, en el consultorio de otro médico, un laboratorio, una farmacia u otro proveedor de atención médica a quien podamos enviarle para una consulta, para hacerse radiografías, realizarse análisis de laboratorio, recibir recetas médicas o para otros fines de tratamiento. Por ejemplo, puede ocurrir que el médico que lo atiende necesite saber si usted tiene diabetes, ya que dicha enfermedad puede retrasar el proceso de curación. Podemos brindarle esa información al médico que lo atiende en otro establecimiento.

Pago: Podemos utilizar y divulgar su información médica para facturarles y cobrarles a usted, a una compañía de seguros, a una agencia estatal de Medicaid o a un tercero el tratamiento y los servicios que reciba de nosotros. Por ejemplo, podemos divulgar a su plan de seguro médico información sobre sus consultas en consultorio para que su plan de salud nos pague o le otorgue un reembolso por las consultas. Otra posibilidad es que debamos divulgar su información médica a la agencia estatal de Medicaid para que podamos recibir un reembolso por los servicios que le prestamos. En algunos casos, es posible que debamos informarle a su plan de salud sobre un tratamiento que usted recibirá para obtener una aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento.

Operaciones de atención médica: Podemos utilizar y divulgar su información médica para llevar a cabo nuestra práctica de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para ejercer nuestra práctica y asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban atención médica de calidad. Por ejemplo, podemos utilizar información médica para analizar nuestra prestación de tratamientos y servicios y para evaluar el desempeño de nuestro personal con respecto al cuidado que se le brinda. También podemos combinar la información médica de diversos pacientes para decidir cuáles servicios adicionales deberíamos ofrecer, qué servicios no son necesarios, si ciertos tratamientos nuevos son eficaces o para comparar nuestro desempeño con el de otros y ver en qué podemos mejorar. Podemos proporcionar su información médica a entidades y personas externas, como nuestros abogados, contadores, asesores y otras personas que nos proporcionen servicios o que lo hagan en nuestro nombre. Podemos eliminar de este conjunto de información médica los datos que lo identifiquen para que otros puedan utilizarla a fin de estudiar la prestación de atención médica sin saber de cuáles pacientes se trata.

Recordatorios de consultas: Podemos utilizar y divulgar información médica para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una consulta. Infórmenos si no desea que lo contactemos en relación con sus consultas o si desea que utilicemos otro número de teléfono o dirección para comunicarnos con usted con este fin.

Actividades para recaudar fondos: Podemos utilizar su información médica para comunicarnos con usted con el fin de recaudar fondos para nuestras actividades sin fines de lucro. Usted tiene derecho a negarse a recibir estas comunicaciones. Infórmenos si no desea que le contactemos en relación con dichas actividades de recaudación de fondos.

Investigación: Puede haber situaciones en las que queramos utilizar y divulgar su información médica para fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede implicar la comparación de la eficacia de un medicamento con la de otro. Para todo proyecto de investigación que requiera su información médica, le pediremos su autorización o le solicitaremos a una junta de revisión institucional o de privacidad que anule el requisito de obtener la autorización. La exención de la autorización se basará en las garantías por parte de una junta de revisión de que los investigadores protegerán correctamente su información médica.

Como lo exige la ley: Divulgaremos su información médica cuando así lo exijan las leyes federales, estatales o locales. 

Para prevenir una amenaza grave para la salud o seguridad: Podemos utilizar y divulgar su información médica cuando sea necesaria para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del público u otra persona. Sin embargo, toda divulgación estará destinada a alguien que sea capaz de ayudar a prevenir la amenaza.

Militares y veteranos: Si usted es miembro de las fuerzas armadas o fue separado/dado de baja de los servicios militares, podemos divulgar su información médica si así lo exigen las autoridades militares o el Departamento de Asuntos de los Veteranos (Department of Veterans Affairs), según corresponda. También podemos divulgar la información médica de personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras pertinentes.

Indemnización de los trabajadores: Podemos divulgar su información médica a programas de indemnización de los trabajadores o programas similares. Estos programas brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos para la salud pública: Podemos divulgar su información médica para actividades de salud pública. Generalmente, estas actividades incluyen lo siguiente:

• Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.
• Informar nacimientos y fallecimientos.
• Informar casos de abuso o abandono de menores.
• Informar reacciones a medicamentos o problemas con productos.
• Notificar a las personas sobre el retiro del mercado de productos que puedan estar utilizando.
• Notificar a una persona de que es posible que haya estado expuesta a una enfermedad o que puede correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.
• Notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica. Divulgaremos esta información únicamente si usted lo permite o si la ley lo autoriza o exige.

Actividades de supervisión de la salud: Podemos divulgar información médica a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión comprenden, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Dichas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. 

Demandas y litigios: Si usted está involucrado en una demanda o un litigio, podemos divulgar su información médica en respuesta a una orden emitida por una corte o un tribunal administrativo. También podemos divulgar su información médica en respuesta a una citación, una solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal presentados por otra persona implicada en el litigio, pero solo después de que se hayan tomado las medidas necesarias para informarle sobre la solicitud y de que usted haya tenido tiempo para obtener una orden de protección de la información solicitada.

Cumplimiento de la ley: Si lo pide un funcionario encargado del cumplimiento de la ley, podemos divulgar información médica:

• en respuesta a una orden judicial, una citación, un mandato, una orden de comparecencia o un proceso similar;
• para identificar o localizar a un sospechoso, un fugitivo, un testigo esencial o una persona desaparecida;
• si usted fue víctima de un delito y no podemos obtener su consentimiento;
• en respecto a una muerte que creemos que puede haber sido el resultado de una conducta delictiva;
• en un caso de conducta delictiva en nuestras instalaciones;
• en casos de emergencia para informar un delito; la ubicación del delito o de las víctimas; o la identidad, la descripción o la ubicación de la persona que cometió el delito.

La divulgación de información en los casos mencionados se llevará a cabo únicamente después de que se hayan tomado las medidas necesarias para informarle sobre la solicitud y de que usted haya tenido tiempo para obtener una orden de protección de la información solicitada.

Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: Podemos divulgar información médica a un médico forense o un examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa del fallecimiento. También podemos divulgar información médica sobre pacientes a directores de funerarias según sea necesario para que desempeñen su trabajo.

Reclusos: Si usted es un recluso en una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario del orden público, podemos divulgar su información médica a la institución correccional o al funcionario del orden público. Esta divulgación sería necesaria: (1) para que la institución pueda brindarle atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; y (3) para favorecer la seguridad y protección de la institución correccional.

SUS DERECHOS RELACIONADOS A SU INFORMACIÓN MÉDICA

Usted tiene los siguientes derechos relacionados con la información médica que mantenemos:

Derecho a inspeccionar y obtener copias: Usted tiene ciertos derechos a inspeccionar y obtener copias de su información médica que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre su atención y cuidados. En general, esto comprende los expedientes médicos y los registros de facturación. No incluye las notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y obtener copias de su información médica, deberá presentar su solicitud por escrito en un formulario que le proporcionaremos y dirigirla a: “The Privacy Official at Planned Parenthood Southwest Ohio Region”. Si solicita una copia de su información médica, podemos cobrarle un cargo por los costos de localización de la información, copia(s), envío postal u otros materiales y servicios relacionados con su solicitud.

Podemos rechazar su solicitud de inspeccionar y obtener copias en ciertas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a su información médica, en ciertos casos puede solicitar una revisión de dicho rechazo. Otro profesional de atención médica certificado seleccionado por nuestra institución revisará su solicitud y el rechazo. La persona que realice la revisión no será la persona que rechazó su solicitud inicial. Cumpliremos con el resultado de la revisión.

Derecho a hacer modificaciones: Si usted cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Usted tiene derecho a solicitar una modificación durante todo el tiempo que conservemos la información. Para solicitar una modificación, deberá presentar su solicitud por escrito en un formulario que le proporcionaremos y dirigirla a: “The Privacy Official at Planned Parenthood Southwest Ohio Region”.

Podemos rechazar su solicitud de una modificación si no se presenta en el formulario que le proporcionamos y no incluye un motivo que justifique la solicitud. Además, podemos rechazar su solicitud si nos pide que modifiquemos los siguientes tipos de información:

• Información que no fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que la creó ya no esté disponible para hacer la modificación.
• Información que no forma parte de la información médica conservada por y para nuestra institución.
• Información que no forma parte de la información que usted debería poder inspeccionar o copiar.
• Información que es precisa y está completa.

Toda modificación que hagamos en su información médica será divulgada a quienes les revelamos información, según se detalló previamente.

Derecho a recibir un informe de divulgaciones: Usted tiene derecho a solicitar una lista (informe) de toda divulgación de su información médica que hayamos realizado, a excepción de los usos y las divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según lo descrito anteriormente. 

Para obtener esta lista de divulgaciones, debe presentar su solicitud en un formulario que le proporcionaremos. Su solicitud deberá indicar un período que no puede superar los seis años ni incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003 (la fecha de cumplimiento del Reglamento de Privacidad). La primera lista de divulgaciones que solicite dentro de un período de 12 meses será gratuita. Podemos cobrarle el costo al proporcionarle listas adicionales. Le informaremos el costo y usted podrá decidir si quiere cancelar o modificar su solicitud en ese momento, antes de que incurra en cualquier gasto. Le enviaremos por correo una lista de las divulgaciones en papel en un plazo de 30 días posteriores a su solicitud o le informaremos si no podemos suministrar la lista dentro de dicho período y le diremos en qué fecha podemos hacerlo; esta fecha no deberá superar un total de 60 días desde la fecha de solicitud.

Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que utilicemos o divulguemos sobre usted para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar un límite a la información médica que divulguemos sobre usted a una persona que participe en su atención o en el pago de esta. Por ejemplo, puede solicitar que se le niegue el acceso a su información médica a un miembro en particular de nuestro personal que usted conozca personalmente.

A pesar de que intentaremos atender su solicitud de restricción, no estamos obligados a hacerlo si no nos resulta factible garantizar el cumplimiento de la ley o si consideramos que tendrá un impacto negativo en la atención que podamos brindarle. Si aceptamos hacerlo, atenderemos su solicitud, a menos que la información sea necesaria para brindarle un tratamiento de emergencia. Para solicitar una restricción, debe presentar su solicitud en un formulario que le proporcionaremos. En su solicitud, debe indicarnos qué información desea limitar y a quién quiere que se apliquen estos límites. Sin embargo, tenemos la obligación de aceptar todas sus solicitudes de restringir divulgaciones de información médica protegida a las compañías de seguro médico si usted ha pagado la totalidad de sus servicios médicos correspondientes a dichas divulgaciones con su propio dinero.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted en relación con asuntos médicos de una forma determinada o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que solo lo contactemos en su lugar de trabajo o por correo a un apartado postal. Durante nuestro proceso de admisión, le preguntaremos de qué modo desea recibir las comunicaciones sobre su atención médica u otras instrucciones sobre cómo notificarlo sobre su información médica. Atenderemos toda solicitud razonable.

Derecho a obtener una copia en papel de este Aviso: Usted tiene derecho a obtener una copia en papel de este Aviso en cualquier momento que lo solicite. También podrá obtener una copia de este Aviso en nuestro sitio web: https://www.plannedparenthood.org/swoh/ 

Derecho a recibir un Aviso de incumplimiento: Tenemos la obligación de informarle si se produce un incumplimiento relacionado con su información médica protegida no garantizada.

Menores y personas con tutores: Los menores tienen todos los derechos explicados en este Aviso respecto de la información médica relacionada con la atención de la salud reproductiva, a excepción del aborto y de situaciones de emergencia o casos en los que la ley exija la denuncia de abuso y abandono. En el caso del aborto, si uno de sus padres otorga consentimiento para que se realice el aborto, el padre tiene todos los derechos explicados en este Aviso, incluido el derecho a acceder a la información médica relacionada con el aborto. Sin embargo, si usted obtiene una excepción judicial de la obligación de consentimiento, tiene los mismos derechos que un adulto en relación con la información médica relacionada con su aborto. Si usted es menor o tiene un tutor y recibe atención médica no relacionada con su salud reproductiva, sus padres o su tutor legal tienen derecho a acceder a su expediente médico y a tomar ciertas decisiones sobre los usos y las divulgaciones de su información médica.

MODIFICACIONES A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho a modificar este Aviso. Nos reservamos el derecho a poner en vigor el Aviso revisado o modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para toda información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del Aviso actual en nuestras instalaciones y en nuestro sitio web. El Aviso contiene la fecha de entrada en vigor en la primera página.

QUEJAS

Si usted considera que se han violado sus derechos a la privacidad, puede presentar una queja ante nosotros o ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (Secretary of the Department of Health and Human Services). Para presentar una queja ante nosotros, comuníquese con el oficial de Privacidad (Privacy Official) en Planned Parenthood Southwest Ohio Region, 2314 Auburn Avenue, Cincinnati, OH 45219. Todas las quejas deberán presentarse por escrito. Usted no recibirá ninguna sanción por presentar una queja.

USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN

Los siguientes usos y divulgaciones de información médica se realizarán únicamente con su autorización por escrito:

• Usos y divulgaciones de información médica protegida para fines comerciales.
• Usos y divulgaciones que constituyen la venta de su información médica protegida.
• Otros usos y divulgaciones de información médica no incluidos en este Aviso ni en las leyes que nos regulan.

Si usted nos autoriza a utilizar o divulgar su información médica, puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, ya no utilizaremos ni divulgaremos su información médica por los motivos incluidos en su autorización por escrito. Usted entiende que no podemos revertir las divulgaciones que ya hayamos hecho con su autorización y que tenemos la obligación de conservar los registros de la atención que le hayamos brindado.