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AVISO SOBRE NUESTRAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

NOTIFICACIÓN ACERCA DE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD RESPECTO DE LA INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE DE QUÉ MANERA PLANNED PARENTHOOD OF THE PACIFIC SOUTHWEST (PPPSW) PUEDE UTILIZAR O DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

POR FAVOR REVISE ESTA NOTIFICACIÓN CUIDADOSAMENTE

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE ESTA NOTIFICACIÓN: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Si tiene preguntas acerca de esta Notificación, por favor póngase en contacto con el Oficial de Privacidad de Planned Parenthood of the Pacific Southwest (PPPSW) llamando al teléfono (619) 881-4500.

 

NUESTRA PROMESA RESPECTO DE SU INFORMACIÓN MÉDICA

Entendemos que la información médica acerca de usted y de su salud es personal. Estamos comprometidos a proteger la información médica acerca de usted. Crearemos un registro de la atención y los servicios que le proporcionamos. Lo hacemos para proporcionarle atención de calidad y para cumplir con cualesquier requisitos legales y reglamentarios.

Esta Notificación se aplica respecto de todos los registros generados o recibidos por PPPSW, aunque hayamos documentado la información médica nosotros u otro proveedor de atención médica nos la haya transmitido. Esta Notificación le informará las maneras en las que podemos utilizar o divulgar información médica acerca de usted. Esta Notificación también describe tus derechos respecto de la información médica que mantenemos acerca de usted, y describe determinadas obligaciones que tenemos respecto del uso y de la divulgación de su información médica.

Nuestra promesa respecto de su información médica está respaldada por las leyes federales y estatales. Las disposiciones en materia de privacidad y seguridad de la Ley federal de Transferibilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act – HIPAA) requieren que hagamos lo siguiente:

Nos aseguremos de que la información médica que le identifica se mantenga en forma privada;

Le proporcionemos esta notificación acerca de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad respecto de la información médica acerca de usted;

Cumplamos con los términos de la Notificación que actualmente está en vigor; y

Le notifiquemos luego de un incumplimiento respecto de su información médica protegida no asegurada. Las leyes de California también requieren esta notificación.

 

DE QUÉ MANERA PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN ACERCA DE USTED

Las siguientes categorías describen las distintas maneras en que podemos utilizar o divulgar la información médica acerca de usted. A menos que se indique lo contrario, cada uno de estos usos y cada una de estas divulgaciones se pueden efectuar sin su permiso. Para cada categoría de los usos o las divulgaciones, explicaremos qué es lo que queremos decir y daremos algunos ejemplos. No se incluirán todos los usos o todas las divulgaciones dentro de cada categoría. Sin embargo, a menos que pidamos una autorización por separado, todas las maneras en que se nos permite utilizar y divulgar la información se incluirán dentro de una de estas categorías.

Para tratamiento: Podemos utilizar la información médica acerca de usted para proporcionarle tratamiento médico y servicios médicos. Podemos divulgar información médica acerca de usted a médicos, enfermeros, técnicos, alumnos de medicina, voluntarios u otro personal que participe en su atención. Pueden trabajar en nuestras oficinas, en un hospital si usted está internado bajo nuestra supervisión, o en la oficina de otro doctor, un laboratorio, una farmacia u otro proveedor de atención médica a quien podamos derivarle para una consulta, para tomarle rayos X, para llevar a cabo análisis de laboratorio, para que se le preparen recetas médicas o para otros propósitos de tratamiento. Por ejemplo, un médico que le trate puede necesitar saber si usted tiene diabetes, dado que la diabetes puede retrasar el proceso de curación. Podemos proporcionar esa información a un médico que le trate en otra institución.

Para el pago: Podemos utilizar y divulgar información médica acerca de usted de modo que el tratamiento y los servicios que usted recibe de nosotros se puedan facturar y podamos cobrar el pago a usted, a una compañía de seguros, un programa del gobierno como por ejemplo una agencia Medi-Cal/Medicaid del estado o Medicare, o bien un tercero. Por ejemplo, puede que necesitemos proporcionar a su plan de seguro médico información sobre una visita al consultorio de modo que su plan médico nos pague la visita o bien le reembolse el costo de la misma. Alternativamente, puede que necesitemos proporcionar información médica acerca de usted a la agencia Medi-Cal/Medicaid del estado para que podamos obtener un reembolso por haberle prestado los servicios. En algunos casos, podemos necesitar informar a su plan médico acerca de un tratamiento que usted va a recibir para obtener la aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento.

Para operaciones respecto de la atención médica: Podemos utilizar y divulgar información médica acerca de usted para operaciones de nuestra consulta médica. Estos usos y estas divulgaciones son necesarios para la operación de nuestra consulta y para asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban atención de calidad. Por ejemplo, puede que utilicemos información médica para efectuar una revisión de nuestro tratamiento y nuestros servicios y para evaluar el desempeño de nuestro personal en lo que respecta a su atención. También podemos combinar información médica acerca de muchos pacientes para decidir qué servicios adicionales deberíamos ofrecer, qué servicios no se necesitan, si determinados tratamientos nuevos son eficaces o no, o bien para comparar cómo nos está yendo en relación con otros proveedores de atención médica y para ver de qué manera podemos mejorar. Podemos quitar la información que le identifica de este conjunto de información médica de modo que otras personas puedan utilizarlo para estudiar la provisión de atención médica sin saber quiénes son nuestros pacientes específicos.

Recordatorios de citas: Podemos usar y divulgar información médica para contactarle a fin de recordarle que tiene una cita. Por favor, infórmenos si no desea que nos pongamos en contacto con usted respecto de su cita, o bien si usted desea que utilicemos un número de teléfono o un domicilio distinto para contactarle para este propósito.

Protección especial para menores: En California, hay algunas circunstancias en las que se proporciona a los menores, protección especial respecto de la divulgación de su información médica. Si usted es menor de edad, debe proporcionarnos una autorización por escrito para que divulguemos información en determinadas circunstancias. Por ejemplo, en la mayoría de los casos, no podemos proporcionar su información médica a tus padres o tutores sin su autorización por escrito y firmada cuando la atención tiene que ver con embarazo, anticoncepción, aborto, enfermedades contagiosas o enfermedades de transmisión sexual, SIDA/VIH, atención de salud mental y tratamiento del abuso de drogas y alcohol.

Actividades de recaudación de fondos: Las leyes federales disponen que podemos utilizar información médica acerca de usted para contactarle en un esfuerzo por recaudar dinero para nuestras operaciones sin fines de lucro. Sin embargo, PPPSW no participa en este tipo de actividades de recaudación de fondos.

Investigación: Puede que existan situaciones en las que queramos usar y divulgar información médica acerca de usted para propósitos de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede incluir comparar la eficacia de un medicamento en comparación con otro. Para cualquier proyecto de investigación que utilice su información médica, obtendremos una autorización proporcionada por usted o bien pediremos a una Junta de Revisión Institucional o una Junta de Privacidad que dispense el requisito de obtener una autorización. Una dispensa respecto de la autorización se basará en garantías de una Junta de Revisión de que los investigadores protegerán su información médica de manera apropiada.

Como lo requieren las leyes: Divulgaremos información médica acerca de usted cuando las leyes federales, estatales o locales lo requieran.

Para prevenir una amenaza grave de salud o seguridad: Podemos utilizar y divulgar información médica acerca de usted cuando sea necesario para evitar una amenaza grave respecto de su salud o seguridad o bien la salud o seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, cualquier divulgación solamente podría realizarse a alguien que pueda ayudar a evitar la amenaza.

Militares y veteranos: Si usted es miembro de las fuerzas armadas o bien se separa/desvincula del servicio militar, podemos divulgar información médica acerca de usted según lo requieran las autoridades del comando militar o el Departamento de Asuntos de Veteranos, según corresponda. También podemos divulgar información médica acerca de personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras.

Compensación laboral: Podemos divulgar información médica acerca de usted para propósitos de compensación laboral o programas similares. Estos programas proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el empleo.

Riesgos respecto de la salud pública: Podemos divulgar información médica acerca de usted para actividades de salud pública. Por lo general, entre estas actividades se incluyen las siguientes:

Evitar o controlar enfermedades, lesiones o incapacidad;

Informar nacimientos y fallecimientos;

Reportar abuso o abandono de niños;

Reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;

Informar a las personas acerca del retiro del mercado de productos que puedan estar usando;

Informar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o transmitir una enfermedad o condición médica;

Informar a las autoridades gubernamentales correspondientes si creemos que usted ha sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica. Solamente efectuaremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando las leyes lo requieran o autoricen.

Actividades de control de la salud: Podemos divulgar información médica a una agencia de control de la salud para actividades que autoricen las leyes. Estas actividades de control incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y obtención de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema de atención médica, los programas del gobierno y para el cumplimiento de las leyes en materia de derechos civiles.

Acciones legales y disputas: Si usted está involucrado en una acción legal o una disputa, podemos divulgar información médica acerca de usted en respuesta a una orden emitida por un tribunal o un tribunal administrativo. También podemos divulgar información médica acerca de usted en respuesta a una citación, una solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal por parte de alguien involucrado en la disputa, pero sólo después de que se hayan hecho todos los esfuerzos necesarios por informarle acerca de la solicitud y usted cuente con tiempo para obtener una orden para proteger la información solicitada.

Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar información médica a oficiales encargados del cumplimiento de la ley:

En respuesta a una orden de un tribunal, una citación, un mandto o un proceso similar;

Para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona perdida cuando los oficiales encargados del cumplimiento de la ley o las personas que les asisten lo soliciten (por ejemplo, anuncios sobre personas perdidas en televisión, radio, periódicos, alertas Ámbar);

Si usted es víctima de un delito y (1) usted presta su consentimiento, o bien (2) no podemos obtener su consentimiento debido a su incapacidad u otra emergencia;

En relación con un fallecimiento que puede ser el resultado de una conducta criminal;

En caso de conducta criminal en nuestras instalaciones; y

En circunstancias de emergencia, para reportar un delito, la ubicación del delito o de las víctimas; o bien la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

Forenses, examinadores médicos y directores de funerales: Podemos divulgar información médica a un forense o un examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de muerte. También podemos divulgar información médica sobre los pacientes a directores de funerales según sea necesario para que lleven a cabo tus tareas.

Presos: Si usted está preso en una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial encargado del cumplimiento de la ley, podemos divulgar información médica acerca de usted a la institución correccional o al oficial encargado del cumplimiento de la ley. Esta divulgación podría ser necesaria: (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o bien (3) en pos de la seguridad de la institución correccional.

Categorías especiales de información: En algunas circunstancias, su información médica puede estar sujeta a restricciones que pueden limitar o impedir algunos usos o algunas divulgaciones de los/las que se describen en esta notificación. Por ejemplo, hay restricciones especiales respecto del uso o de la divulgación de determinadas categorías de información, por ejemplo las pruebas de VIH o el tratamiento de condiciones de salud mental o abuso del alcohol y de las drogas. Programas de beneficios médicos del gobierno, como por ejemplo Medi-Cal, también pueden limitar la divulgación de información de los beneficiarios para propósitos no relacionados con el programa.

 

USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA QUE REQUIEREN UNA AUTORIZACIÓN

Los siguientes usos y las siguientes divulgaciones de información médica se realizarán solamente con su permiso por escrito:

Usos y divulgaciones de información médica protegida para propósitos de marketing;

Usos y divulgaciones que constituyan la venta de su información médica protegida;

Otros usos y otras divulgaciones de información médica que no estén cubiertos/as por esta notificación o por las leyes que nos aplican.

Si usted nos da permiso para utilizar o divulgar información médica acerca de usted, usted puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su permiso, dejaremos de utilizar o divulgar la información médica acerca de usted por los motivos cubiertos por su autorización por escrito. Usted entiende que no podemos volver atrás respecto de cualesquiera divulgaciones que ya hayamos realizado con su permiso, y que se requiere que conservemos los registros de la atención que le hemos proporcionado.

 

SUS DERECHOS RESPECTO DE LA INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED

Usted tiene los siguientes derechos respecto de la información médica que conservamos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene determinados derechos a inspeccionar y copiar información médica que se puede utilizar para tomar decisiones acerca de su atención. Por lo general, esto incluye registros médicos y de facturación.

Para inspeccionar y copiar información médica que se puede utilizar para tomar decisiones acerca de usted, usted debe presentar su solicitud por escrito en un formulario que nosotros le proporcionamos. Si solicita una copia de su información médica, podemos cobrar una tarifa por el costo de ubicación, copiado, envío postal u otros suministros y servicios asociados con su solicitud.

Las leyes de California disponen del acceso a los registros en forma más rápida que en virtud de la Ley HIPAA. En virtud de las leyes de California, usted puede revisar su información médica dentro de los cinco días laborables desde el momento en que recibimos su solicitud. Si usted solicita una copia de su información médica, debemos proporcionarle la copia dentro de los 15 días a partir del momento en que recibimos la solicitud. Los centros médicos PPPSW cumplen con estos requisitos de California.

Podemos rechazar su solicitud de inspeccionar y copiar los registros en determinadas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a la información médica, en algunos casos usted puede solicitar que se revise la negación. Otro profesional de atención médica con licencia seleccionado por nosotros revisará su solicitud y la negación. La persona que lleva a cabo la revisión no será la persona que negó su solicitud inicial. Cumpliremos con la decisión de la revisión.

Derecho a modificar: Si cree que la información médica que tenemos acerca de usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que modifiquemos la información. Usted tiene derecho a solicitar alguna modificación durante todo el tiempo en que conservemos la información. Para solicitar una modificación, su solicitud se debe efectuar por escrito en un formulario que nosotros le proporcionamos, y la misma se debe presentar al Oficial de Privacidad.

Podemos rechazar su solicitud de efectuar una modificación si la misma no está en el formulario que nosotros le proporcionamos y no incluye un motivo que respalde su solicitud. Asimismo, podemos rechazar su solicitud si usted nos pide que modifiquemos información que:

No ha sido creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para efectuar la modificación;

No es parte de la información médica que conserva nuestra consulta o que se conserva para nuestra consulta;

No es parte de la información que se permitiría que usted inspeccione y copie; o bien

Es precisa y está completa.

Cualquier modificación que realicemos a su información médica se divulgará a las personas a las que divulgamos información tal como se especificó previamente.

Derecho a recibir un detalle de las divulgaciones: Usted tiene derecho a solicitar un listado (detalle) de cualesquiera divulgaciones de su información médica que hayamos realizado, salvo en el caso de los usos y las divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, como se describe anteriormente. Para solicitar este listado de divulgaciones, usted debe presentar su solicitud en un formulario que nosotros le proporcionamos. Su solicitud debe indicar un período de tiempo, el cual  no puede ser superior a los seis años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. El primer listado de divulgaciones que usted solicita dentro de un período de 12 meses será sin cargo. Para obtener listados adicionales, puede que le cobremos los costos de proporcionar el listado. Le informaremos acerca del costo y usted puede decidir desistir de su solicitud o bien modificarla, en ese momento, antes de incurrir en cualquier costo. Le enviaremos por correo un listado de las divulgaciones en formato impreso dentro de los 30 días de su solicitud, o bien le notificaremos si no podemos proporcionarle el listado dentro de ese período de tiempo y en qué fecha podemos proporcionar el listado. Sin embargo, esta fecha no debería superar una cantidad total de 60 días a partir de la fecha en que usted realizó la solicitud.

Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que utilizamos o divulgamos acerca de usted para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Usted también tiene derecho a solicitar un límite respecto de la información médica que divulgamos sobre usted a alguien que está involucrado en su atención o en el pago por su atención. Por ejemplo, usted podría pedir que el acceso a su información médica se le niegue a un miembro en particular de su fuerza laboral a quien usted conoce personalmente.

Si bien intentaremos hacer lugar a su solicitud de restricciones, no se requiere que lo hagamos si no es factible para nosotros garantizar nuestro cumplimiento de las leyes o si creemos que esto afectará negativamente la atención que podemos proporcionarle. En caso afirmativo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia. Para solicitar una restricción, usted debe realizar su solicitud en un formulario que nosotros le proporcionamos. En su solicitud, usted debe indicar qué información desea limitar y respecto de quién desea que se apliquen las limitaciones. Sin embargo, se requiere que aceptemos cualquier solicitud de parte de usted para restringir las divulgaciones de información médica protegida a compañías de seguro médico si usted ha pagado la totalidad de tus servicios médicos relacionados con tales divulgaciones utilizando su propio dinero.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de cuestiones relacionadas con la salud de determinada manera o en determinado lugar. Por ejemplo, usted puede pedirnos que sólo nos contactemos con usted en el trabajo, o bien por correo a una casilla de correo. Durante nuestro proceso de registro, le preguntaremos de qué manera desea recibir las comunicaciones acerca de la atención de su salud o cualquier otra instrucción sobre notificación de su información médica. Haremos lugar a todas las solicitudes que sean razonables.

Derecho a obtener una copia impresa de esta Notificación: Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de esta Notificación en cualquier momento, si la solicita, incluso si ha recibido esta notificación en formato electrónico. También puede obtener una copia de esta notificación en nuestro sitio web en www.planned.org.

 

CAMBIOS A ESTA NOTIFICACIÓN

Nos reservamos el derecho a modificar esta Notificación. Nos reservamos el derecho a que la notificación revisada o modificada esté en vigor para información médica que ya tenemos sobre usted, como así también información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia de la notificación actual en nuestros centros médicos y en nuestro sitio web. La Notificación incluye la fecha de entrada en vigor en la primera página.

 

QUEJAS

Si cree que se han infringido tus derechos a la privacidad, usted puede presentar una queja ante nosotros o ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante nosotros, póngase en contacto con el oficial de privacidad llamando al teléfono (619) 881-4500. Todas las quejas se deben presentar por escrito. No se tomarán represalias contra usted por presentar una queja.