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NOTIFICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS CONFIDENCIALES DE INFORMACIÓN MÉDICA

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN DE SALUD PUEDE SER USADA O COMPARTIDA POR Planned Parenthood Of Southern New England Y CÓMO TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN

Fecha Efectiva de Esta Notificación: 01 de Abril 2017

FAVOR DE REVISAR ESTA NOTIFICACIÓN CUIDADOSAMENTE

Si tiene cualquier pregunta acerca de esta Notificación, favor de comunicarse con el Funcionario de Privacidad de PPSNE al 203 865-5158.

NUESTRO COMPROMISO CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN DE SALUD

Nosotros entendemos que su información médica y su cuidado de salud es personal. Estamos comprometidos en proteger esta información de salud acerca de usted. Crearemos un expediente del cuidado y los servicios que usted recibe de nosotros.  Hacemos esto para proveerle con cuidado de calidad y para cumplir con cualquier requisito legal o regulatorio.   

Esta Notificación aplica a todos los expedientes generados o recibidos por Planned Parenthood of Southern New England, ya sea que nosotros documentamos la información de salud u otro doctor la haya enviado.  Esta notificación le dejará saber de qué manera podríamos usar o compartir su información médica.  Esta Notificación también describe sus derechos a la información de salud que mantenemos acerca de usted, y describe ciertas obligaciones que tenemos acerca del uso y el compartir de su información de salud.

Nuestro compromiso acerca de su información de salud es protegida por ley federal. Las provisiones acerca de la privacidad y seguridad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA –siglas en inglés) requieren que nosotros

  • Estemos seguros que la información médica que lo/la identifica se mantenga confidencial;
  • Hagamos disponible esta notificación de nuestras obligaciones legales y prácticas de confidencialidad con respecto a su información de salud; y
  • Sigamos los términos de la notificación actual que esté en efecto.

CÓMO PODEMOS USAR Y COMPARTIR DE SU INFORMACIÓN MÉDICA

Las siguientes categorías describen las diferentes maneras que podemos usar y compartir de su información médica.  A menos que se indique lo contrario, cada de estos usos y divulgaciones pueden ser hechos sin su permiso.   Para cada categoría de uso o divulgación, le explicaremos lo que significan y le proveemos ejemplos.  No cada uso o divulgación en una categoría estará nombrada.  Sin embargo, a menos que le pidamos una autorización separada, todas las maneras que somos permitidos usar y divulgar información caerán en una de estas categorías. 

Para Tratamiento: Podemos usar su información de salud para proveerle con tratamientos de cuidado de salud y servicios.   Podemos compartir su información de salud con médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de salud, voluntarios u otro personal que esté involucrado en su cuidado. Pueden trabajar en nuestras oficinas, en un hospital si está hospitalizado/a bajo nuestra supervisión, o en otra oficina médica, laboratorio, farmacia, u otro proveedor de cuidado de salud al cual le podríamos referir para una consulta, para tomarle rayos x, para exámenes de laboratorio, para suplir recetas médicas, u otros propósitos de tratamiento.   Por ejemplo,  un médico que le esté dando  tratamiento podría necesitar saber si usted tiene diabetes porque la diabetes puede demorar el proceso de curación.  De acuerdo con las leyes de CT y RI, no divulgaremos ninguna información confidencial relacionada con el VIH acerca de usted sin su consentimiento por escrito  excepto en circunstancias limitadas como cuando la ley obliga.

Para Pagos:  Podemos usar y divulgar su información de salud para que el tratamiento y los servicios que recibe de nosotros puedan ser facturados y pagados por usted, su seguro médico, una agencia de Medicaid del estado u otra tercera parte. Por ejemplo, podríamos necesitar darle a su plan de seguro médico, información de su visita a nuestra oficina para que su plan médico nos pague o reembolse por su visita.  Por otro lado, podríamos necesitar dar su información de salud a la agencia de Medicaid del estado para que nos reembolsen por los servicios que le proveímos a usted. En algunos casos, podríamos necesitar dejarle saber a su plan médico acerca del tratamiento que va a recibir para obtener la aprobación o determinar si su plan cubrirá el tratamiento.  

Para Operaciones de Cuidado de Salud: Podemos usar y divulgar su información médica para las funciones de nuestras prácticas de cuidado de salud.  Éstos usos y divulgaciones son necesarios para la función de la práctica y asegurar que todos nuestros pacientes reciban cuidado de calidad.  Por ejemplo, podríamos usar información médica para revisar nuestros tratamientos y servicios y para evaluar el desempeño de nuestro personal en su atención médica.  También podríamos combinar información de salud acerca de muchos pacientes para decidir cuáles servicios adicionales debemos ofrecer, cuáles servicios no necesitamos, si ciertos tratamientos nuevos son eficaces o para comparar cómo estamos proveyéndole servicios a otros y ver dónde podemos mejorar nuestros servicios.    Podríamos remover información que lo/la identifica de este grupo de información médica para que otros puedan usarla para estudiar cómo se ha suministrado el cuidado médico sin saber quiénes son nuestros pacientes en específico.

Recordatorios de Citas: Podemos usar y divulgar esta información de salud para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una cita. Favor de dejarnos saber si no desea que nos comuniquemos acerca de sus citas o si desea que usemos un número de teléfono o dirección diferente para comunicarnos para éste propósito.

E-mail: Podemos incluir información de salud en e-mails que le enviaremos si ha firmado un formulario dando permiso para e-mail. Sin embargo, favor de no enviarnos e-mails, aún en respuesta a los que le hemos enviado.  En vez, le pedimos que se comuniquen con nuestros centros de salud por teléfono o en persona.

Actividades Para Recaudar Fondos: Podemos usar su información médica para comunicarnos con usted para el propósito de recaudar fondos para nuestras operaciones sin lucro. Tiene el derecho de optar no recibir estas comunicaciones. Favor de escribirle a: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Southern New England”, 345 Whitney Avenue, New Haven, CT 06511 o llamar a nuestro Funcionario de Privacidad al 203 865-5158 si no desea que nos comuniquemos con el propósito de recaudar fondos.

Investigaciones.  Podemos usar y divulgar su información médica para el propósito de investigaciones. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede comparar la eficacia de un medicamento sobre otro. Para cualquier proyecto de investigación que usa su información médica, obtendremos su autorización o le pediremos al Consejo de Revisión Institucional o Privacidad que renuncie el requisito de obtener la autorización. Una renuncia de autorización será basada en la seguridad del Consejo de Revisión que los investigadores protegerán su información médica. 

Cuando Obligatorio Por Ley.  Divulgaremos su información médica cuando obligatorio por ley federal, estatal, o local. 

Para Evitar una Amenaza Seria a la Salud o Seguridad.  Podemos usar y divulgar su información médica cuando necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad o la salud y seguridad del público u otra persona.  Sin embargo, cualquier divulgación, solamente sería a alguien quien pueda ayudar a prevenir la amenaza. 

Militares y Veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas o separado/dado de baja de los servicios militares, podemos compartir su información de salud como requerida por los mandatos de las autoridades militares o Departamento de Asuntos Veteranos como aplicable. También podríamos compartir información médica acerca de personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras apropiadas.

Compensación Laboral.   Podemos compartir su información médica para compensación laboral o programas similares.  Estos programas proveen beneficios a las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos a la Salud Pública.  Podemos divulgar su información médica para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:

  • Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
  • Para reportar nacimientos y muertes;
  • Para reportar abuso o negligencia de niños;
  • Para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
  • Para notificarle a las personas de revocaciones de productos que pueden estar usando;
  • Para notificarle a las personas quienes pueden haber sido expuestas a una enfermedad o quienes pueden estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
  • Para notificar la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un/una pacientes ha sido víctima de abuso, negligencia, o violencia doméstica. Solamente haremos esta divulgación si está de acuerdo o cuando obligatorio por ley. 

Actividades de Supervisión de Salud. Podemos divulgar información médica a una agencia de supervisión médica para actividades autorizadas por ley.  Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias.  Estas actividades son necesarias para que el gobierno de monitoria al sistema de cuidado de salud, programas del gobierno, y conformidad con las leyes de derechos civiles. 

Funciones de Gobierno Especializadas Podemos divulgar información médica para funciones de gobierno especializadas sin necesidad de obtener su consentimiento o acuerdo.

Cumplimiento de la Ley Compartiremos información suya si el estado o leyes federales lo requieren, incluyendo el Departamento de Salud y Servicios Humanos. 

Demandas Judiciales y Disputas.  Si usted está envuelto/a en una demanda judicial o disputa, podemos compartir su información médica en respuesta a una orden emitida por ley o tribunal administrativo.  También podemos divulgar su información de salud  en respuesta  a una citación, petición de descubrimiento, u otro proceso legal por otra persona envuelta en una disputa, pero solamente después que se haya hecho el esfuerzo de dejarle saber de la petición y que haya tenido tiempo de obtener una orden protegiendo la información en la petición.

Aplicación de la Ley.  Podemos divulgar información médica si obligados por un funcionario encargado del cumplimiento de la ley:

  • En respuesta a una orden de corte, citación, una orden de detención o comparecencia, o proceso similar;
  • Para identificar o localizar un sospechado, fugitivo, testigo material, u otra persona;
  • Si es víctima de un crimen y no podemos obtener su consentimiento
  • Acerca de una muerte que pensamos pueda ser a resultado de conducta criminal;
  • En casos de conducta criminal en nuestra facilidad; y
  • En casos de emergencias para reportar un crimen; localizar el crimen o las victimas; o la identidad, descripción o localización de la persona quien cometió el crimen.
  • Al Departamento de Salud y Servicios Humanos para demostrar nuestro cumplimiento con las leyes federales de privacidad.

Tales divulgaciones de información serán hechas solamente después de intentar de dejarle saber del pedido y que después que haya tenido tiempo para obtener una orden para proteger la información pedida.

Forenses, Examinadores de Salud y Directores de Fúnebres.  Podemos compartir información de salud a un forense o examinador de salud.  Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar una persona fallecida o determinar la causa de muerte. También podemos compartir información médica acerca de pacientes a directores de fúnebres como sea necesario para cumplir con sus obligaciones.

Prisioneros/as.  Si es prisionero/a en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario encargado del cumplimiento de la ley podemos divulgar su información médica a la institución correccional o funcionario encargado del cumplimiento de la ley.  Esta divulgación será necesaria:  (1) para que la institución le provea cuidado de salud; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otro; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

Planned Parenthood of Southern New England no crea o maneja un directorio de hospital. Planned Parenthood of Southern New England no crea o mantiene  notas de psicoterapia.

SUS DERECHOS ACERCA DE SU INFORMACIÓN MÉDICA

Tiene los siguientes derechos acerca de la información médica que mantenemos de usted:

Derecho de Obtener Expedientes Médicos: Puede solicitar ver u obtener una copia en papel o electrónica de su expediente médico y cualquier otra información de salud que tengamos acerca de usted. Por lo regular, esto incluye expedientes de salud y facturas.  Esto no incluye notas de psicoterapia. También puede solicitar que se envíe su expediente a terceros (otras personas) luego de completar un formulario de autorización. Nosotros le proveeremos una copia o resumen de su información de salud, usualmente dentro de 30 días de su solicitud. Podríamos cobrarle un precio razonable y basado en costos por este servicio.

Para inspeccionar y copiar la información médica que puede ser usada para tomar decisiones acerca de usted, necesita enviar un pedido por escrito en un formulario proveído por nosotros a: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Southern New England.”  Si pide una copia de su información médica, podemos cobrarle por localizar, copiar, enviar u otros materiales y servicios asociados con este pedido.

Podemos negarle el pedido para inspeccionar o copiar información médica en ciertas circunstancias limitadas.  Si es negado/a acceso a su información de salud, puede en ciertas instancias pedir que la negación sea revisada.  Otro profesional licenciado será escogido por nuestra agencia para revisar su pedido y negación. La persona quien hará la revisión no será la persona quien le negó el pedido inicial.  Cumpliremos con los resultados de la revisión.

Derecho de Enmendar.  Si usted piensa que la información médica que tenemos acerca de usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos enmendar la información. Tiene derecho de pedir una enmienda por todo el tiempo que mantengamos la información.  Para pedir una enmienda, su pedido necesita ser hecho por escrito en un formulario proveído por nosotros y enviado a: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Southern New England.”

Podemos negarle su pedido para una enmienda si no es hecha por el formulario proveído por nosotros y no incluye la razón para apoyar este pedido. En adición, podemos negarle el pedido si nos pide que cambiemos información que:

  • No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad quien creó la información ya no esté disponible para hacer el cambio
  • No es parte de su información médica mantenida por o de nuestra práctica;
  • No es parte de la información que es permisible para inspeccionar y copiar; o
  • Es correcta y completa.

Cualquier enmienda que hagamos a su información médica puede ser compartida a las personas con quienes compartimos información como previamente especificado.

Derecho a Conteo de Revelaciones de Información.  Tiene el derecho de pedir una lista (aspectos para divulgar) de su información médica que hemos hecho, excepto para el uso y divulgaciones de tratamiento, pagos, operaciones de atención médica, como previamente descritos.

Para pedir una lista de divulgaciones, necesita enviar un formulario que le proveeremos.  Su pedido necesita indicar un periodo de tiempo que no sea más largo de seis años y que no incluya fechas antes del 14 de abril de 2003 [Fecha de cumplimiento de la Regulación de Privacidad].  La primera lista de divulgaciones que pida dentro de un periodo de 12 meses será gratis.  Para listas adicionales, podemos cobrarle por proveerle la lista. Le notificaremos del costo envuelto y puede elegir retirar o modificar su pedido en ese momento antes de que se le haga un cobro.  Le enviaremos una lista de divulgaciones en papel dentro de 30 días de su pedido, o le notificaremos si no es posible proveerle esta lista en este periodo de tiempo y para qué fecha le podremos tener la lista; pero esta fecha no debe exceder un total de 60 días de la fecha en que hizo su pedido. 

Derecho a Pedir Restricciones.  Tiene derecho de pedir una restricción o limitación de la información médica que usamos o divulgamos de su tratamiento, pago, u operaciones de atención médica.

También tiene derecho de pedir un límite de la información médica que divulgamos acerca de usted a alguien que está envuelto con su cuidado o el pago por su cuidado.  Por ejemplo, puede pedir que acceso a su información médica sea negada a un miembro en particular de su trabajo que es conocido/a personalmente por usted.

Aunque trataremos de acomodar su pedido para restricciones, no estamos obligados en hacerlo  si no es factible para nosotros asegurar nuestro cumplimiento con la ley o pensamos que impactará negativamente en el cuidado que le proveemos. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su pedido a menos que la información es necesaria para tratamiento de emergencia. Para pedir una restricción, necesita usar el formulario proveído por nosotros. En su pedido, necesita dejarnos saber la información que desea que limitemos y a quienes aplican estas limitaciones.  Sin embargo, somos requeridos a estar de acuerdo de cualquier pedido hecho por usted para limitar divulgaciones de información médica protegida a los seguros médicos si ha pagado por completo por sus servicios de salud que corresponden a estas divulgaciones si usó su propio dinero.

Derecho de Pedir Comunicaciones Confidenciales. Usted tiene derecho de pedir que nos comuniquemos con usted acerca de asunto de su salud en cierta manera o en cierta localización.  Por ejemplo, puede pedir que solamente nos comuniquemos con usted en su trabajo o por apartado de correo. Durante el proceso de admisión, le pediremos cómo prefiere recibir comunicaciones acerca de su cuidado de salud o de cualquier otras instrucciones para notificarle de su información médica.  Acomodaremos todo pedido que sea razonable.

Derecho a Copia en Papel de Esta Notificación. Tiene derecho de obtener una copia en papel de esta Notificación en cualquier momento que la pida.   También puede obtener una copia de esta Notificación en nuestra página web   www.plannedparenthood.org/ppsne.

Derecho de Recibir Notificación de una Violación. Estamos requeridos a notificarle después de cualquier violación a información médica protegida que no fue asegurada. 

Derecho y Opción de Pedirnos Lo Siguiente:

  • Que compartamos información con su familia, amigos cercanos, u otros involucrados en su cuidado, así sea en papel u formatos electrónicos.
  • Que compartamos su información para proveer ayuda en caso de algún desastre.

Si usted no está en la condición de decirnos sus preferencias, por ejemplo, si está inconsciente, podríamos compartir su información si creemos que es para su bienestar y mejor interés. También podríamos compartir su información en caso de que sea necesario para reducir alguna amenaza seria e inminente a su salud y seguridad.

LOS MENORES Y PERSONAS CON TUTORES

Las personas menores de edad tienen todos los derechos indicados en esta Notificación con respecto a su información médica relacionada con el cuidado de salud reproductiva, excepto los abortos en Rhode Island y en situaciones de emergencia o cuando obligado por ley para reportar abuso y negligencia. En el caso de los abortos en Rhode Island, si un padre/una madre provee consentimiento para su aborto, el padre/la madre tiene todos los derechos identificados en esta Notificación, incluyendo acceso a información médica relacionada con el aborto.  Sin embargo, si obtiene una alternativa judicial del requisito de consentimiento, tiene los mismos derechos que un adulto en respecto a la información médica relacionada con su aborto.    Si es una menor o persona con un tutor Obteniendo cuidado de salud que no es relacionado con la salud reproductiva, su padre o tutor legal puede tener derecho de acceso a su expediente médico y tomar ciertas decisiones acerca del uso y divulgación de su información médica.  

CAMBIOS A ESTA NOTIFICACIÓN

Reservamos el derecho de cambiar esta Notificación. Reservamos el derecho de hacer la Notificación revisada o cambiada efectiva para información médica que ya tenemos acerca de usted al igual cualquier información que recibamos en el futuro.  Anunciaremos una copia actualizada de esta Notificación en nuestra facilidad y en nuestra página web.  La Notificación contiene la Fecha efectiva en la primera página. 

RECLAMACIONES

Si piensa que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una reclamación a nosotros o con la Oficina de Derechos Civiles federal (“Office for Civil Rights”-OCR siglas en inglés). También puede presentar una reclamación con el Fiscal General del Estado de Connecticut : Connecticut Office of the Attorney General, 55 Elm Street, Hartford, CT 06106 (si es residente de Connecticut) o con la Unidad de Reclamaciones del Departamento de Salud de Rhode Island: Complaint Unit, Division of Health Services, Rhode Island Department of Health, 3 Capitol Hill, Providence, RI 02908-5097 (si es residente de Rhode Island). Si presenta una reclamación con el Fiscal General de Connecticut  o el Departamento de Salud de Rhode Island, también necesita presentar su reclamación a la Oficina de Derechos Civiles federal (OCR).  Para presentar una reclamación a nosotros, escríbale al Oficial de Privacidad de Planned Parenthood: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Southern New England” , 345 Whitney Avenue, New Haven, CT 06511. Todas las reclamaciones tienen que ser hechas por escrito.  No será penalizado/a por presentar una reclamación.

USOS DE INFORMACIÓN MÉDICA REQUERIENDO UNA AUTORIZACIÓN

Los siguientes usos y divulgaciones de información médica serán hechas solamente con su permiso por escrito:

  • Usos  y divulgaciones de información médica protegida para propósitos de comercialización
  • Usos  y divulgaciones que constituyen la venta de su información médica protegida
  • Otros usos o divulgaciones de su información médica no cubiertas por esta Notificación o las leyes que se aplican a nosotros.

Si nos provee su permiso para usar y divulgar información médica acerca de usted, puede revocar este permiso, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su permiso, no usaremos ni compartiremos su información médica para las razones descritas en su autorización escrita.  Usted entiende que no podemos retirar cualquier divulgación que ya hemos hecho con su permiso, y que somos requeridos a mantener los expedientes del cuidado que le proveemos a usted.