Planned Parenthood

Nassau County

HIPAA Privacy Policy

THIS NOTICE DESCRIBES HOW HEALTH INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED OR DISCLOSED BY PLANNED PARENTHOOD OF NASSAU COUNTY (PPNC) AND HOW TO ACCESS THIS INFORMATION.

Effective Date Of This Notice: July 22, 2013

PLEASE REVIEW THIS NOTICE CAREFULLY

If you have any questions about this notice, please contact PPNC's Privacy Official at (516) 750-2500.

Our Pledge Regarding Your Health Information

We understand that health information about you and your healthcare is personal. We are committed to protecting health information about you. We will create a record of the care and services you receive from us. We do so to provide you with quality care and to comply with any legal or regulatory requirements.

This Notice applies to all of the records generated and received by Planned Parenthood of Nassau County, whether we documented the health information, or another doctor forwarded it to us. This Notice will tell you the ways in which we may use or disclose health information about you. This Notice also describes your rights to the health information we keep about you, and describe certain obligations we have regarding the use and disclosure of your health information.

Our pledge regarding your health information is backed up by Federal Law. The privacy and security provision of the Health Insurance Portability and Accountability Act ("HIPAA") requires us to:

  • Make sure that health information that identifies you is kept private;
  • Make available this notice of our legal duties and privacy practices with respect to health information about you; and
  • Follow the terms of the notice that is currently in effect

How we may use and Disclose Health Information About You
The following categories describe different ways that we may use or disclose health information about you. Unless otherwise noted each of these uses and disclosures may be made without your consent or authorization. For each category of use or disclosure, we will explain what we mean and give some examples. Not every use or disclosure in a category will be listed. However, unless we ask for a separate authorization, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of the categories.

Use and Disclosures Requiring a Consent. Except where we must disclose health information about you because the disclosure is necessary to provide services to you or is required by law, we will disclose health information about you, even where your specific written authorization is not required, only pursuant to your written consent.

For Treatment. We may use health information about you to provide you with healthcare treatment and services. We may disclose health information about you to doctors, nurses, technicians, health students, volunteers or other personnel who are involved in taking care of you. They may work at our offices, at a hospital if you are hospitalized under our supervision, or at another doctor's office, lab, pharmacy, or other healthcare provider to whom we may refer you for consultation, to take x-rays, to perform lab tests, to have prescriptions filled, or for other treatment purposes. For example, a doctor treating you may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. We may provide that information to a physician treating you at another institution.

For Payment. We may use and disclose health information about you so that the treatment and services you receive from us may be billed to and payment collected from you, an insurance company, a state Medicaid agency or a third party. For example, we may need to give your health insurance plan information about your office visit so your health plan will pay us or reimburse you for the visit. Alternatively, we may need to give your health information to the state Medicaid agency so that we may be reimbursed for providing services to you. In some instances, we may need to tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your plan will cover the treatment.

For Healthcare Operations. We may use and disclose health information about you for operations of our healthcare practices. These uses and disclosures are necessary to run our practice and make sure that all of our patients receive quality care. For example, we may use health information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also combine health information about many patients to decide what additional services we should offer, what services are not needed, whether certain new treatments are effective, or to compare how we are doing with others and to see where we can make improvements. We may remove information that identifies you from this set of health information so others may use it to study healthcare delivery without learning who our specific patients are.
Appointment Reminders. We may use and disclose health information to contact you as a reminder that you have an appointment or that you have missed an appointment. Please let us know if you do not wish to have us contact you concerning your appointment, or if you wish to have us use a different telephone number or address to contact you for this purpose.

Fundraising Activities. We may use health information about you to contact you in an effort to raise money for our not-for-profit operations. You have the right to opt out of receive these communications. Please let us know if you do not want us to contact you for such fundraising efforts.

As Required By Law. We will use and disclose health information about you when required to do so by federal, state, or local law.

As Authorized By Law. We may also use and disclose health information about you without your written authorization when the use or disclosure, while not required by law, is authorized by federal, state, or local law, and falls into one of the categories listed below.

Research. There may be situations where we want to use and disclose health information about you for research purposes. For example, a research project may involve comparing the efficacy of one medication over another. For any research project that uses your health information, we will either obtain an authorization from you or ask an Institutional Review or Privacy Board to waive the requirement to obtain authorization. A waiver of authorization will be based upon assurances from a review board that the researchers will adequately protect your health information.

To Avert a Serious Threat to Health or Safety. We may use and disclose health information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person. Any disclosure would only be to someone able to help prevent the threat.

Military and Veterans. If you are a member of the armed forces or are separated/discharged from military services, we may use and disclose health information about you as required by military command authorities or the Department of Veterans Affairs as may be applicable. We may also use and disclose health information about foreign military personnel to the appropriate foreign military authorities.

Workers' Compensation. We may disclose health information about you for your workers' compensation or similar programs. These programs provide benefits for work related injuries or illness.

Public Health Risks. We may disclose health information about you for public health activities. These activities generally include the following:

  • To prevent or control disease, injury or disability;
  • To report births and deaths;
  • To report child abuse or neglect;
  • To report reactions to medications or problems with products;
  • To notify people of recalls of products they may be using;
  • To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition;
  • To notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence. We will only make this disclosure if you agree or when required or authorized by law.

Health Oversight Activities. We may disclose health information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.

Lawsuits and Disputes. If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose health information about you in response to an order issued by a court or administrative tribunal. We may also disclose health information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only after efforts have been made to tell you about the request and you have time to obtain an order protecting the information requested.

Law Enforcement. We may disclose health information if asked to do so by a law enforcement official:

  • In response to a court order, subpoena, warrant, summons or similar process;
  • To identify or locate a suspect, fugitive, material witness or missing person;
  • If you are the victim of a crime and we are unable to obtain your consent;
  • About a death we believe may be the result of criminal conduct;
  • In an instance of criminal conduct at our facility and
  • In emergency circumstances to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description or location of the person who committed the crime.

Such disclosures of information will be made only after efforts have been made to tell you about the request and you have time to obtain an order protecting the information requested.

Coroners, Health Examiners and Funeral Directors. We may disclose health information to a coroner or health examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also disclose health information about patients to funeral directors as necessary to carry out their duties.

Inmates. If you are an inmate of a correction institution or under the custody of a law enforcement official, we may disclose health information about you to the correctional institution or law enforcement official. This disclosure would be necessary; (1) for the institution to provide you with healthcare; (2) to protect your health and safety or the health and safety of others; or (3) for the safety and security of the correctional institution.

Other Restrictions on Use or Disclosure

We will not use or disclose your health information in any way that is restricted or prohibited by law. For example:

Minors and Persons with Guardians. Minors have all the rights outlined in this Notice with respect to health information relating to reproductive healthcare. If you are a minor or a person with a guardian obtaining healthcare that is not related to reproductive health, your parent or legal guardian may have the right to access to your medical record and to make certain decisions regarding the uses and disclosures of your health information. If however, a parent or guardian requests information concerning a minor over twelve years old, we may notify the minor, and if the minor objects to the disclosure, we may deny the request for disclosure. We are also prohibited from disclosing to a minor's parent or guardian health information relating to treatment of the minor for venereal disease or the performance of an abortion.

Health Information Relating to Certain Diseases. Unless specifically required or authorized by law, we will not disclose your health information relating to conditions such as HIV disease and substance abuse without your authorization.

Psychotherapy Notes. Except for use by the originator of psychotherapy notes for treatment or use or disclosure by us for our own training programs or to defend ourselves in a legal action or other proceeding brought by you, we will not use or disclose psychotherapy notes without your authorization.

Marketing. Except for face-to-face communication with you or to give you a gift of nominal value, we will not use or disclose protected health information for marketing without your authorization.

Other Uses of Health Information

Other uses and disclosures of health information not covered by this Notice or the laws that apply to us will be made only with your written authorization.

Your Rights Regarding Health Information About You

You have the following rights regarding health information we maintain about you:

Right to Inspect & Copy. You have certain rights to inspect and copy health information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes health and billing records. To inspect and copy health information that may be used to make decisions about you, you must submit your request in writing on a form provided by us to: "The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County." If you request a copy of your health information, we may charge a fee for the costs of locating, copying, mailing or other supplies and services associated with your request. The fee may not exceed our costs or be more than 75 cents per page, and we may not refuse to give you a copy solely because you are unable to pay for it.

We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to health information, you may in certain instances request that the denial be reviewed. Another licensed healthcare professional chosen by our practice will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your initial request. We will comply with the outcome of the review.

Right to Amend. If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as we keep the information. To request an amendment, your request must be made in writing on a form provided by us and submitted to: "The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County." We may deny your request for an amendment if it is not the form provided by us and does not include a reason to support the request. In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that:

  • Was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;
  • Is not part of the health information kept by or for our practice;
  • Is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or
  • Is accurate and complete.

Any amendment we make to your health information will be disclosed to those with whom we disclose information as previously specified.

Right to an Accounting of Disclosures. You have the right to request a list (accounting) of any disclosures of your health information we have made, except for uses and disclosures for treatment, payment and healthcare operations as previously described. To request a list of disclosures, you must submit your request on a form that we will provide to you. Your request must state a time period that may not be longer than six (6) years and may not include dates before April 14th, 2003. (The compliance date of the Privacy Regulation). The first list of disclosures you request within a 12- month period will be free. For additional lists, we may charge you for the costs of providing the list. We will notify you of the cost involved and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred.

We will mail you a list of disclosures in paper form within 30 days of your request, or notify you if we are unable to supply the list within that time period and by what date we can supply the list; but his date should not exceed a total of 60 days from the date you made the request.

Right to Request Restrictions. You have the right to request a restriction or limitation on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations. You also have the right to request a limit on the health information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care. For example, you could ask that access to your health information be denied to a particular member of our workforce who is known to you personally.

While we try to accommodate your request for restrictions, we are not required to do so if it is not feasible for us to ensure our compliance with the law or we believe it will negatively impact the care we may provide you. If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment. To request a restriction, you must make your request on a form that we will provide you. In your request you must tell us what information you want to limit and to whom you want the limits to apply. However, we are required to agree to any request by you to restrict disclosures of protected health information to health insurers if you have fully paid for your health services pertaining to such disclosures using your own money.

Right to Request Confidential Communications. You have the right to request that we communicate with you about healthcare matters in a certain manner or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail to a post office box. During our intake process, we will ask you how you wish to receive communications about your healthcare or for any other instructions on notifying you about your healthcare information. We will accommodate all reasonable requests.

Right to a Paper Copy of This Notice. You have the right to obtain a paper copy of this Notice at any time upon request. You may also obtain a copy of this Notice at our website www.ppnc.org.

Right to Receive Notice of a Breach. We are required to notify you following a breach of unsecured protected health information.

Complaints. If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the Secretary of the Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights. To file a complaint with us, contact: "The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County." All complaints must be submitted in writing. You will not be penalized for filing a complaint.

Revocation of Consent or Authorization. You may revoke your consent for disclosure of health information in writing at any time. In addition, if you provide us authorization to use or disclose health information about you as described in this Notice, you may revoke that authorization, in writing, at any time. If you revoke your consent or authorization, we will no longer use or disclose health information about you for the reasons covered by your consent or authorization. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your consent or authorization, and that we are required to retain the records of the care that we provided to you.

Changes to this Notice: We reserve the right to change this Notice. We reserve the right to make the revised or changed Notice effective for health information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current Notice in our facility and on our website.
The Notice contains the effective date on the first page.

Uses of Health Information Requiring an Authorization:
The following uses and disclosures of health information will be made only with your written permission:

  • Uses and disclosures of protected health information for marketing purposes
  • Use and disclosures that constitute the sale of your protected health information
  • Other uses and disclosures of health information not covered by this Notice or the laws that apply to us.


NOTIFICACI"N DE LAS PRCTICAS DE PRIVACIDAD APLICADAS A LA INFORMACI"N MDICA
LA PRESENTE NOTIFICACI"N DESCRIBE LA MANERA EN QUE PLANNED PARENTHOOD DE NASSAU COUNTY USAR O REVELAR INFORMACI"N MDICA SOBRE USTED Y LA MANERA DE ACCEDER A ELLA.

Fecha de vigencia de la presente notificacin: 22 DE Julio DE 2013

RECUERDE QUE DEBE LEER ATENTAMENTE ESTA NOTIFICACI"N.

Si tiene alguna duda sobre esta notificacin, pngase en contacto con la Oficina de Privacidad de Planned Parenthood of Nassau County al (516) 750-2500.

NUESTRO COMPROMISO CON RESPECTO A LA INFORMACI"N MDICA SOBRE USTED

Entendemos que la informacin mdica sobre usted y los cuidados mdicos que recibe es personal. Asumimos el compromiso de proteger la informacin mdica sobre usted. Vamos a crear un registro de la atencin y los servicios que le prestaremos, de modo que podamos brindarle atencin de excelencia y cumplir con todas las exigencias legales o reglamentarias.

La presente notificacin se aplica a todos los registros que Planned Parenthood of Nassau County, genere o reciba, tanto si documentamos la informacin mdica sobre usted como si la recibimos de otro mdico. La presente notificacin le indica las maneras en que podemos usar o revelar informacin mdica sobre usted. Tambin describe sus derechos sobre la informacin mdica que llevamos respecto de su persona y especifica ciertas obligaciones que tenemos en cuanto al uso y la revelacin de dicha informacin.

Nuestro compromiso respecto de la informacin mdica sobre usted cuenta con el respaldo de las leyes federales. Las disposiciones sobre privacidad y seguridad de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de los Seguros Mdicos (HIPAA, por sus siglas en ingls) nos exigen lo siguiente:

  • Asegurar que se mantenga de manera confidencial la informacin de salud que lo identifica;
  • Poner a disposicin esta notificacin sobre nuestras obligaciones legales y prcticas de privacidad respecto de la informacin mdica sobre usted; y
  • Respetar los trminos de la notificacin actualmente vigente.

MANERAS EN QUE PODEMOS USAR Y REVELAR INFORMACI"N MDICA SOBRE USTED

Las siguientes categoras describen las distintas maneras en que podemos usar o revelar informacin mdica sobre usted. A menos que se indique lo contrario, ninguna de estas maneras de usar o revelar informacin requiere su autorizacin. Aqu se explica lo que significa cada categora de uso o revelacin y se incluyen ejemplos. No se enumeran todos los usos o revelaciones de una categora. Sin embargo, salvo que solicitemos autorizacin especfica, todas las maneras en que podemos usar y revelar informacin se encuadran en alguna de las categoras.

Uso y Divulgacin Requiere Autorizacin. Con excepcin de los casos en que debemos divulgar infromacin relativa a su salud porque se hace necesario para poder darle la atencin mdico pertinente; o porque sea requerido por la ley, nosotros divulgamos informacin sobre su salud solo con su autorizacin escrita aunque tal autorizacin no sea requerida por ley.

Para recibir un tratamiento. Podemos usar informacin mdica sobre usted a fin de brindarle tratamiento y servicios mdicos. Podemos revelar informacin mdica sobre usted a mdicos, enfermeras, tcnicos, estudiantes de medicina, voluntarios u otro personal que se ocupe de su atencin mdica. Puede ser que trabajen en nuestros consultorios, en el hospital si est internado bajo nuestra supervisin o en el consultorio de otro mdico, laboratorio, farmacia u otro prestador de servicios mdicos a quien lo derivemos para hacer consultas, tomar placas de rayos X, realizarse anlisis de laboratorio, abastecerse de medicamentos recetados o para otros fines relacionados con el tratamiento. Por ejemplo, es posible que un mdico que lo atiende necesite saber si es diabtico porque la diabetes puede lentificar el proceso de curacin. Podemos suministrarle esta informacin a un mdico que lo atiende en otra institucin.

Para cuestiones relacionadas con los pagos. Podemos usar y revelar su informacin mdica para facturarle y cobrarle a usted, a una compaa de seguros, a una agencia Medicaid del estado o a un tercero el tratamiento y los servicios prestados. Por ejemplo, es posible que sea necesario brindar informacin a su plan de seguro de salud sobre las visitas en consultorio, de modo que nos paguen o le reembolsen el importe correspondiente. Tambin es posible que debamos suministrar informacin mdica sobre usted a la agencia Medicaid del estado, para que nos reembolsen los servicios que le prestamos. En algunos casos, deberemos notificarle a su plan de salud sobre un tratamiento que est prximo a recibir para solicitar autorizacin previa o para determinar si el plan cubrir dicho tratamiento.

Para cuestiones relacionadas con la atencin mdica. Podemos usar y revelar informacin mdica sobre usted para cuestiones relacionadas con nuestras prcticas de cuidado de la salud. Estas maneras de uso y revelacin son necesarias para desarrollar nuestras actividades y asegurar que todos nuestros pacientes reciban atencin de excelencia. Por ejemplo, podemos usar la informacin mdica para analizar nuestros tratamientos y servicios, y evaluar el desempeo de nuestro personal en cuanto a la atencin que le brinda. Tambin podemos combinar informacin mdica sobre muchos pacientes para decidir qu otros servicios deberamos ofrecer, cules son innecesarios, si determinados tratamientos nuevos son eficaces o comparar nuestro desempeo con el de otros y detectar reas de mejoramiento. Podemos eliminar los datos que permiten identificarlo, de modo que personas ajenas puedan usar la informacin mdica sobre usted para analizar las prestaciones mdicas sin saber especficamente quienes son nuestros pacientes.

Recordatorios de citas. Podemos usar y revelar informacin mdica sobre usted para contactarlo a fin de recordarle que tiene una cita. Comunquenos si no desea que lo contactemos para recordarle las citas o si prefiere que usemos otro nmero de telfono o direccin para contactarlo con este fin.

Recaudacin de fondos. Podemos usar informacin mdica sobre usted para contactarlo con el objetivo de recaudar fondos para nuestras actividades sin fines de lucro. Tiene el derecho de optar por no recibir estas comunicaciones. Infrmenos si no desea que lo contactemos por estas cuestiones.

Segn lo exija la ley. Divulgaremos informacin sobre su salud cuando nos lo exija el ley local, estatal o federal.

Segun lo autorize la ley. Podemos usar o divulgar informacion de su salud sin su consentimiento escrito cuando ese uso y divulgacion aunque no sea requerido por la ley, si lo sea autorizado por ley federal, estatal, o local, y que recaiga sobre una de las categorias que se mencionan mas abajo.

Investigaciones. Existen situaciones en las que deseamos usar y revelar informacin mdica sobre usted con fines de investigacin. Por ejemplo, un proyecto de investigacin puede implicar la comparacin entre dos medicamentos. Para cualquier proyecto de investigacin en el que se use su informacin mdica, le pediremos autorizacin a usted o solicitaremos que una junta de revisin institucional o privada nos exima del requisito de solicitar autorizacin. La exencin de autorizacin se fundamentar en las garantas que brinde la junta de revisin en cuanto a que los investigadores protegern adecuadamente su informacin mdica.

Para cumplir con exigencias legales. Revelaremos informacin mdica sobre usted cuando as lo exijan las leyes federales, de los estados o locales.

Para evitar un riesgo grave de salud o seguridad. Podemos usar y revelar informacin mdica sobre usted cuando sea necesario para evitar un riesgo grave para su salud y seguridad o para la salud y seguridad pblica o de otra persona. Sin embargo, solamente se harn revelaciones a quienes puedan ayudar a prevenir el riesgo.

Militares y veteranos. Si es miembro de las fuerzas armadas o ha sido desvinculado/dado de baja de los servicios militares, podemos revelar informacin mdica sobre usted tal como lo requieran las autoridades militares o el Departamento de Asuntos de los Veteranos, segn corresponda. Tambin podemos revelar informacin sobre el personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras apropiadas.

Accidentes de trabajo. Podemos revelar informacin mdica sobre usted a los programas de accidentes de trabajo o similares. Estos programas prevn prestaciones en caso de accidentes o enfermedades laborales.

Riesgos para la salud pblica. Podemos revelar informacin mdica sobre usted a los fines de actividades relacionadas con la salud pblica. En trminos generales, estas actividades incluyen lo siguiente:

  • Evitar o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
  • Informar nacimientos y fallecimientos;
  • Denunciar el abuso de nios o la negligencia;
  • Denunciar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
  • Notificar al pblico sobre el retiro de productos que estn en uso;
  • Notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o en riesgo de contraer o diseminar una enfermedad o afeccin;
  • Notificar al gobierno pertinente si consideramos que un paciente fue vctima de abuso, negligencia o violencia domstica. Solo haremos esta revelacin si usted est de acuerdo o si lo autoriza la ley.

Actividades de supervisin de la salud. Podemos revelar informacin mdica a una entidad responsable de supervisin de la salud a fin de que se realicen actividades autorizadas por la ley. Entre dichas actividades se incluyen, por ejemplo, auditoras, investigaciones, inspecciones y obtencin de licencias. Son actividades necesarias para que el gobierno controle el sistema de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.

Acciones legales y controversias. Si es parte de una accin legal o controversia, podemos revelar informacin mdica sobre usted en respuesta a una orden emitida por un tribunal judicial o administrativo. Tambin podemos revelar informacin mdica sobre usted en respuesta a una citacin judicial, peticin para divulgar pruebas u otro procedimiento lcito proveniente de otra persona involucrada en la controversia, pero solo despus de haber hecho todo lo posible por notificarle la existencia de dicha solicitud y de que haya tenido tiempo suficiente de gestionar una orden para proteger la informacin solicitada.

Cumplimiento de la ley. Podemos revelar informacin mdica si un agente del orden pblico nos lo solicita:

  • En respuesta a una orden judicial, citacin, orden de detencin, emplazamiento o procedimiento similar;
  • Para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
  • Si usted es vctima de un delito y no podemos obtener su consentimiento;
  • Sobre una muerte que, a nuestro criterio, es producto de un hecho delictivo;
  • En una instancia de conducta delictiva en nuestro centro; y
  • En circunstancias de emergencia para denunciar un delito; el lugar o las vctimas del delito; o la identidad, descripcin o ubicacin de la persona que cometi el delito.

Dicha informacin ser revelada solamente despus de haber hecho todo lo posible por notificarle la existencia de la solicitud y de que haya tenido tiempo suficiente de gestionar una orden para proteger la informacin solicitada.

Forenses, mdicos examinadores y directores de funerarias. Podemos revelar informacin mdica a un forense o un mdico examinador. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de muerte. Tambin podemos revelar informacin mdica sobre pacientes a directores de funerarias, segn sea necesario para cumplir con sus obligaciones.

Reclusos. Si est recluido en una institucin correccional o bajo la custodia de un agente del orden pblico, podemos revelar informacin mdica sobre usted a la institucin correccional o al agente del orden pblico. Esta revelacin podra ser necesaria: (1) para que la institucin le preste atencin mdica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de terceros; o (3) por cuestiones sanitarias o de seguridad de la institucin correccional.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACI"N ACERCA DE SU SALUD

No usaremos o divulgaremos informacion sobre su salud en ninguna forma que sea restringida por la ley. Por ejenplo:

MENORES Y PERSONAS BAJO TUTELA. Los menores tienen todos los derechos indicados en la presente notificacin con respecto a la informacin mdica referida al cuidado de la salud reproductiva, excepto en caso de aborto y en situaciones de emergencia o cuando la ley requiere que se denuncien casos de abuso o negligencia. En caso de aborto, si un padre da su consentimiento para que a usted se le practique un aborto, el padre tiene todos los derechos indicados en la presente notificacin, incluso el derecho de acceder a la informacin mdica referida al aborto. Sin embargo, si obtiene un desvo judicial del requisito de consentimiento, tiene los mismos derechos que un adulto con respecto a la informacin mdica relacionada con su aborto. Si es menor de edad o est bajo tutela y procura atencin mdica no relacionada con la salud reproductiva, su padre/madre o tutor legal puede tener el derecho de acceder a su historia clnica y tomar ciertas decisiones relacionadas con el uso y las revelaciones de su informacin mdica.

Informacion Relacionada a Ciertas Enfermedades. A menos que sea especificamente requerido o autorizado por la ley, no divulgaremos informacin relacionada a condiciones como el HIV y el abuso de sustancias.

Notas Psycoterapeuticas: Excepto por el uso especifico de la persona que originalmente escribio dichas notas y con la intencin de proveer tratamineto o entrenamiento o en defensa en un caso legal, no se usaran o divulgaran sin su autorizacion.

Mercadeo: Eccepto en caso de comunicacion cara a cara con usted o para ofrecerle una nominal oferta, no usaremos o divulgaremos informacion sobre su salud con el proposito de mercadeo sin su autorizacion.

OTROS USOS DE INFORMACI"N DE SALUD

Otros usos y divulgaciones de informacion de su salud no cubiertos por este documento o las leyes que lo rigen seran hechas solamente con su autorizacion por escrito.

SUS DERECHOS RELACIONADOS CON LA INFORMACI"N MDICA SOBRE USTED

Usted tiene los siguientes derechos relacionados con la informacin mdica sobre su persona.

Derecho de inspeccionar y copiar. Tiene ciertos derechos de inspeccionar y copiar informacin mdica que se utilice para tomar decisiones sobre las prestaciones que debe recibir. Normalmente, esto incluye registros mdicos y de facturacin. No incluye notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y copiar informacin mdica que se utilice para tomar decisiones sobre su persona, debe presentar un pedido por escrito en un formulario que le suministraremos a: The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County. Si solicita una copia de su informacin mdica, podemos aplicar un cargo para cubrir los costos de ubicacin, copiado, envo por correo u otros suministros y servicios relacionados con su pedido.

Podemos rechazar su pedido de inspeccin y copiado en muy limitadas circunstancias. Si se le niega el acceso a la informacin mdica, en determinados casos puede solicitar que se revea la denegatoria. Otro profesional mdico autorizado y designado por nuestra clnica revisar su pedido y el rechazo. La persona a cargo de la revisin no ser la misma que rechaz inicialmente su pedido. Daremos cumplimiento a lo dispuesto por la revisin.

Derecho de hacer modificaciones. Si considera que la informacin mdica que tenemos sobre usted es incorrecta o est incompleta, puede solicitarnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una modificacin durante todo el tiempo en que tengamos la informacin en nuestro poder. Debe solicitar la modificacin por escrito en un formulario que le suministraremos y enviarlo a: The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County.

Podemos rechazar su pedido de modificacin si no lo presenta en el formulario que suministramos y no incluye un motivo que lo fundamente. Adems, podemos rechazar su pedido si nos solicita que modifiquemos informacin que:

  • No fue generada por nosotros, salvo que la persona o entidad que la cre ya no est disponible para hacer la modificacin;
  • No forma parte de la informacin mdica que conserva nuestro centro ni que se conserva a los fines de nuestras actividades;
  • No es parte de la informacin que usted tiene permitido inspeccionar y copiar; o
  • Es correcta y completa.

Toda modificacin que hagamos a su informacin mdica se comunicar a quienes revelemos informacin, segn lo especificado previamente.

Derecho a recibir un resumen de la informacin revelada. Usted tiene derecho a solicitar una lista (resumen) de las instancias en que revelamos informacin mdica sobre usted, a menos que se trate de uso y revelacin a los fines de realizar tratamientos, pagos y actividades relacionadas con el cuidado de la salud, tal como ya se indic.
Debe solicitar dicha lista en el formulario que le suministraremos. Su pedido debe consignar un perodo que no debe exceder de seis aos y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003 [La fecha de cumplimiento de las reglamentaciones sobre privacidad]. La primera lista de divulgaciones que solicite dentro de un perodo de doce meses ser gratuita. Para obtener ms listas, pueden corresponder cargos. Le notificaremos cul es el cargo, y usted tendr la opcin de cancelar o modificar su pedido en ese momento, antes de que se incurra en costo alguno. Le enviaremos una lista de las instancias de revelacin de informacin en papel dentro de los treinta das de su pedido o le notificaremos si nos resulta imposible cumplir con ese plazo y la fecha en que lo haremos; pero esta fecha no debe exceder un total de sesenta das desde el momento en que hace el pedido.

Derecho a solicitar restricciones. Tiene el derecho a solicitar que se restringa o limite la informacin mdica sobre usted que usamos o revelamos para fines de tratamiento, pagos o prestaciones mdicas. Tambin tiene el derecho de solicitar que se limite la informacin mdica que revelamos sobre usted a una persona que interviene en la atencin que recibe o en los pagos relacionados con dicha atencin. Por ejemplo, pude pedir que se niegue el acceso a su informacin mdica a un miembro determinado de nuestro plantel a quien usted conoce personalmente.

Si bien trataremos de adecuarnos a sus pedidos de restricciones, no estamos obligados a hacerlo si no es posible garantizar nuestro cumplimiento con la ley o si consideramos que tendr un impacto negativo sobre la atencin que le prestamos. Si los aceptamos, cumpliremos con lo solicitado salvo que la informacin sea necesaria a fin de brindarle un tratamiento de emergencia. Todas las restricciones deben solicitarse en el formulario que le suministraremos. En su solicitud, debe indicarnos qu informacin desea limitar y a quin se deben aplicar las limitaciones. Estamos obligados a aceptar la solicitud de restringir la revelacin de informacin mdica protegida a las compaas de seguros de salud si usted pag ntegramente de su bolsillo los servicios mdicos relacionados con dicha revelacin.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted por cuestiones de salud de una determinada manera o a un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que solamente nos contactemos con usted a su trabajo o por correo a una casilla postal. Durante nuestro proceso de admisin, le pediremos que indique la manera en que quiere recibir las comunicaciones relacionadas con las prestaciones mdicas u otras instrucciones sobre la forma de hacerle llegar notificaciones sobre su salud. Nos adecuaremos a todos los pedidos razonables.
Derecho a recibir una copia en papel de esta notificacin. Usted tiene derecho a recibir una copia en papel de esta notificacin en cualquier momento en que la solicite. Tambin puede acceder a una copia de esta notificacin en nuestro sitio web www.ppnc.org.

Derecho a ser notificado en caso de infraccin. Tenemos la obligacin de notificarle si se produce una infraccin relacionada con informacin mdica protegida enviada de manera no segura.

QUEJAS. Si considera que se han violado sus derechos a la privacidad, puede hacernos llegar su queja o presentarla ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para hacernos llegar su queja, pngase en contacto con: "The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County." Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le aplicar ninguna sancin por presentar una queja.

Revocacin del consentimiento o autorizacin . Si usted nos autoriza para usar o divulgar informacin acerca de su salud, usted podr revocar dicha autorizacin, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca la autorizacin, ya no podremos usar o divulgar informacin sobre su salud por las razones sealadas en su autorizacin por escrito. Usted debe tener presente que nosotros no podremos detener una divulgacin que hayamos hecho con su permiso, y que estamos obligados a retener los expedientes de la atencin mdica que le brindamos.

MODIFICACIONES A ESTA NOTIFICACI"N: Nos reservamos el derecho de modificar la presente notificacin. Nos reservamos el derecho de poner en vigencia la notificacin revisada o modificada para informacin mdica sobre usted con la que ya contamos, como as tambin para la que recibamos en el futuro. Colocaremos visiblemente una copia de la notificacin vigente en nuestro centro y la subiremos a nuestro sitio web. La notificacin contiene la fecha de entrada en vigencia en la primera pgina.

USOS DE LA INFORMACI"N MDICA QUE REQUIEREN AUTORIZACI"N

Es necesaria su autorizacin escrita para usar y revelar informacin mdica en los siguientes casos:

  • Usos y revelaciones de informacin mdica protegida para actividades comerciales.
  • Usos y revelaciones que impliquen la venta de su informacin mdica protegida.
  • Otros usos y revelaciones de informacin mdica que no estn cubiertos por esta notificacin ni por las leyes que rigen nuestras actividades.

Si nos autoriza a usar o revelar informacin mdica sobre usted, puede revocar dicha autorizacin en cualquier momento, siempre por escrito. Si revoca su autorizacin, dejaremos de usar o revelar informacin mdica sobre usted a los fines cubiertos por la autorizacin escrita correspondiente. Usted acepta que no podemos retractarnos de las revelaciones que ya hayamos efectuado con su autorizacin y que tenemos la obligacin de mantener los registros de la atencin que le brindemos.

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