THIS NOTICE DESCRIBES HOW HEALTH INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED OR DISCLOSED BY PLANNED PARENTHOOD OF NASSAU COUNTY (PPNC) AND HOW TO ACCESS THIS INFORMATION.
Effective Date Of This Notice: October 29, 2009
PLEASE REVIEW THIS NOTICE CAREFULLY
If you have any questions about this notice, please contact PPNC's Privacy Official at (516) 750-2500.
Our Pledge Regarding Your Health Information
We understand that health information about you and your healthcare is personal. We are committed to protecting health information about you. We will create a record of the care and services you receive from us. We do so to provide you with quality care and to comply with any legal or regulatory requirements.
This Notice applies to all of the records generated and received by Planned Parenthood of Nassau County, whether we documented the health information, or another doctor forwarded it to us. This Notice will tell you the ways in which we may use or disclose health information about you. This Notice also describes your rights to the health information we keep about you, and describe certain obligations we have regarding the use and disclosure of your health information.
Our pledge regarding your health information is backed up by Federal Law. The privacy and security provision of the Health Insurance Portability and Accountability Act (“HIPAA”) requires us to:
- Make sure that health information that identifies you is kept private;
- Make available this notice of our legal duties and privacy practices with respect to health information about you; and
- Follow the terms of the notice that is currently in effect.
How We May Use and Disclose Health Information About You
The following categories describe different ways that we may use or disclose health information about you. Unless otherwise noted each of these uses and disclosures may be made without your consent or authorization. For each category of use or disclosure, we will explain what we mean and give some examples. Not every use or disclosure in a category will be listed. However, unless we ask for a separate authorization, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of the categories.
Use and Disclosures Requiring a Consent
Except where we must disclose health information about you because the disclosure is necessary to provide services to you or is required by law, we will disclose health information about you, even where your specific written authorization is not required, only pursuant to your written consent.
For Treatment
We may use health information about you to provide you with healthcare treatment and services. We may disclose health information about you to doctors, nurses, technicians, health students, volunteers or other personnel who are involved in taking care of you. They may work at our offices, at a hospital if you are hospitalized under our supervision, or at another doctor’s office, lab, pharmacy, or other healthcare provider to whom we may refer you for consultation, to take x-rays, to perform lab tests, to have prescriptions filled, or for other treatment purposes. For example, a doctor treating you may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. We may provide that information to a physician treating you at another institution.
For Payment
We may use and disclose health information about you so that the treatment and services you receive from us may be billed to and payment collected from you, an insurance company, a state Medicaid agency or a third party. For example, we may need to give your health insurance plan information about your office visit so your health plan will pay us or reimburse you for the visit. Alternatively, we may need to give your health information to the state Medicaid agency so that we may be reimbursed for providing services to you. In some instances, we may need to tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your plan will cover the treatment.
For Healthcare Operations
We may use and disclose health information about you for operations of our healthcare practices. These uses and disclosures are necessary to run our practice and make sure that all of our patients receive quality care. For example, we may use health information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also combine health information about many patients to decide what additional services we should offer, what services are not needed, whether certain new treatments are effective, or to compare how we are doing with others and to see where we can make improvements. We may remove information that identifies you from this set of health information so others may use it to study healthcare delivery without learning who our specific patients are.
Appointment Reminders
We may use and disclose health information to contact you as a reminder that you have an appointment or that you have missed an appointment. Please let us know if you do not wish to have us contact you concerning your appointment, or if you wish to have us use a different telephone number or address to contact you for this purpose.
Fundraising Activities
We may use health information about you to contact you in an effort to raise money for our not-for-profit operations. Please let us know if you do not want us to contact you for such fundraising efforts.
As Required By Law
We will use and disclose health information about you when required to do so by federal, state, or local law.
As Authorized By Law
We may also use and disclose health information about you without your written authorization when the use or disclosure, while not required by law, is authorized by federal, state, or local law, and falls into one of the categories listed below.
Research
There may be situations where we want to use and disclose health information about you for research purposes. For example, a research project may involve comparing the efficacy of one medication over another. For any research project that uses your health information, we will either obtain an authorization from you or ask an Institutional Review or Privacy Board to waive the requirement to obtain authorization. A waiver of authorization will be based upon assurances from a review board that the researchers will adequately protect your health information.
To Avert a Serious Threat to Health or Safety
We may use and disclose health information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person. Any disclosure would only be to someone able to help prevent the threat.
Military and Veterans
If you are a member of the armed forces or are separated/discharged from military services, we may use and disclose health information about you as required by military command authorities or the Department of Veterans Affairs as may be applicable. We may also use and disclose health information about foreign military personnel to the appropriate foreign military authorities.
Workers’ Compensation
We may disclose health information about you for your workers’ compensation or similar programs. These programs provide benefits for work related injuries or illness.
Public Health Risks
We may disclose health information about you for public health activities. These activities generally include the following:
- To prevent or control disease, injury or disability;
- To report births and deaths;
- To report child abuse or neglect;
- To report reactions to medications or problems with products;
- To notify people of recalls of products they may be using;
- To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition;
- To notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence. We will only make this disclosure if you agree or when required or authorized by law.
Health Oversight Activities
We may disclose health information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.
Lawsuits and Disputes
If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose health information about you in response to an order issued by a court or administrative tribunal. We may also disclose health information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only after efforts have been made to tell you about the request and you have time to obtain an order protecting the information requested.
Law Enforcement
We may disclose health information if asked to do so by a law enforcement official:
- In response to a court order, subpoena, warrant, summons or similar process;
- To identify or locate a suspect, fugitive, material witness or missing person;
- If you are the victim of a crime and we are unable to obtain your consent;
- About a death we believe may be the result of criminal conduct;
- In an instance of criminal conduct at our facility and
- In emergency circumstances to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description or location of the person who committed the crime.
Such disclosures of information will be made only after efforts have been made to tell you about the request and you have time to obtain an order protecting the information requested.
Coroners, Health Examiners and Funeral Directors
We may disclose health information to a coroner or health examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also disclose health information about patients to funeral directors as necessary to carry out their duties.
Inmates
If you are an inmate of a correction institution or under the custody of a law enforcement official, we may disclose health information about you to the correctional institution or law enforcement official. This disclosure would be necessary; (1) for the institution to provide you with healthcare; (2) to protect your health and safety or the health and safety of others; or (3) for the safety and security of the correctional institution.
Other Restrictions on Use or Disclosure
We will not use or disclose your health information in any way that is restricted or prohibited by law. For example:Minors and Persons with Guardians
Minors have all the rights outlined in this Notice with respect to health information relating to reproductive healthcare. If you are a minor or a person with a guardian obtaining healthcare that is not related to reproductive health, your parent or legal guardian may have the right to access to your medical record and to make certain decisions regarding the uses and disclosures of your health information. If however, a parent or guardian requests information concerning a minor over twelve years old, we may notify the minor, and if the minor objects to the disclosure, we may deny the request for disclosure. We are also prohibited from disclosing to a minor’s parent or guardian health information relating to treatment of the minor for venereal disease or the performance of an abortion.
Health Information Relating to Certain Diseases
Unless specifically required or authorized by law, we will not disclose your health information relating to conditions such as HIV disease and substance abuse without your authorization.
Psychotherapy Notes
Except for use by the originator of psychotherapy notes for treatment or use or disclosure by us for our own training programs or to defend ourselves in a legal action or other proceeding brought by you, we will not use or disclose psychotherapy notes without your authorization.
Marketing
Other Uses of Health Information
Other uses and disclosures of health information not covered by this Notice or the laws that apply to us will be made only with your written authorization.
Your Rights Regarding Health Information About You
You have the following rights regarding health information we maintain about you:
Right to Inspect & Copy
You have certain rights to inspect and copy health information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes health and billing records. To inspect and copy health information that may be used to make decisions about you, you must submit your request in writing on a form provided by us to: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County.” If you request a copy of your health information, we may charge a fee for the costs of locating, copying, mailing or other supplies and services associated with your request. The fee may not exceed our costs or be more than 75 cents per page, and we may not refuse to give you a copy solely because you are unable to pay for it.
We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to health information, you may in certain instances request that the denial be reviewed. Another licensed healthcare professional chosen by our practice will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your initial request. We will comply with the outcome of the review.
Right to Amend
If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as we keep the information. To request an amendment, your request must be made in writing on a form provided by us and submitted to: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County.” We may deny your request for an amendment if it is not the form provided by us and does not include a reason to support the request. In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that:
- Was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;
- Is not part of the health information kept by or for our practice;
- Is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or
- Is accurate and complete.
Any amendment we make to your health information will be disclosed to those with whom we disclose information as previously specified.
Right to an Accounting of Disclosures
You have the right to request a list (accounting) of any disclosures of your health information we have made, except for uses and disclosures for treatment, payment and healthcare operations as previously described. To request a list of disclosures, you must submit your request on a form that we will provide to you. Your request must state a time period that may not be longer than six (6) years and may not include dates before April 14th, 2003. (The compliance date of the Privacy Regulation). The first list of disclosures you request within a 12- month period will be free. For additional lists, we may charge you for the costs of providing the list. We will notify you of the cost involved and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred.
We will mail you a list of disclosures in paper form within 30 days of your request, or notify you if we are unable to supply the list within that time period and by what date we can supply the list; but his date should not exceed a total of 60 days from the date you made the request.
Right to Request Restrictions
You have the right to request a restriction or limitation on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations. You also have the right to request a limit on the health information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care. For example, you could ask that access to your health information be denied to a particular member of our workforce who is known to you personally.
While we try to accommodate your request for restrictions, we are not required to do so if it is not feasible for us to ensure our compliance with the law or we believe it will negatively impact the care we may provide you. If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment. To request a restriction, you must make your request on a form that we will provide you. In your request you must tell us what information you want to limit and to whom you want the limits to apply.
Right to Request Confidential Communications
You have the right to request that we communicate with you about healthcare matters in a certain manner or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail to a post office box. During our intake process, we will ask you how you wish to receive communications about your healthcare or for any other instructions on notifying you about your healthcare information. We will accommodate all reasonable requests.
Right to a Paper Copy of This Notice
You have the right to obtain a paper copy of this Notice at any time upon request. You may also obtain a copy of this Notice at our website http://www.ppnc.org/.
Right to Receive Notice of a Breach
We are required to notify you by first class mail or by e-mail (if you have indicated a preference to receive information by e-mail), of any breaches of Unsecured Protected Health Information as soon as possible, but in any event, no later than 60 days following the discovery of the breach. “Unsecured Protected Health Information” is information that is not secured through the use of a technology or methodology identified by the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services to render the Protected Health Information unusable, unreadable, and undecipherable to unauthorized users. The notice is required to include the following information:
- a brief description of the breach, including the date of the breach and the date of its discovery, if known;
- a description of the type of Unsecured Protected Health Information involved in the breach;
- steps you should take to protect yourself from potential harm resulting from the breach;
- a brief description of actions we are taking to investigate the breach, mitigate losses, and protect against further breaches;
- contact information, including a toll-free telephone number, e-mail address, Web site or postal address to permit you to ask questions or obtain additional information.
In the event the breach involves 10 or more patients whose contact information is insufficient or out of date we will post a notice of the breach on the home page of our Web site or in a major print or broadcast media. If the breach involves more than 500 patients in a state or jurisdiction, we will send notices to prominent media outlets. If the breach involves more than 500 patients, we are required to notify the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services. We also are required to submit an annual report to the Secretary of a breach that involved less than 500 patients during the year and will maintain a written log of breaches involving less than 500 patients.
Complaints
If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the Secretary of the Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights. To file a complaint with us, contact: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County.” All complaints must be submitted in writing. You will not be penalized for filing a complaint.
Revocation of Consent or Authorization
You may revoke your consent for disclosure of health information in writing at any time. In addition, if you provide us authorization to use or disclose health information about you as described in this Notice, you may revoke that authorization, in writing, at any time. If you revoke your consent or authorization, we will no longer use or disclose health information about you for the reasons covered by your consent or authorization. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your consent or authorization, and that we are required to retain the records of the care that we provided to you.
Changes to this Notice: We reserve the right to change this Notice. We reserve the right to make the revised or changed Notice effective for health information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current Notice in our facility and on our website.
The Notice contains the effective date on the first page.
AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD RELACIONADAS CON INFORMACIÓN DE SALUD
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON SU SALUD PUEDE SER USADA O DIVULGADA POR LAS OFICINAS DE,
PLANNED PARENTHOOD
OF NASSAU COUNTY, INC.
Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN
ENTRADA EN VIGENCIA DE ESTE AVISO:
3 DE Deciembre DE 2009
POR FAVOR, LEA ESTE AVISO DETENIDAMENTE
Si tiene alguna pregunta acerca de este aviso, por favor, comuníquese con el funcionario encargado de los asuntos de privacidad en Planned Parenthood of Nassau County, llamando al (516) 750-2500.
NUESTRO COMPROMISO CON RESPECTO A LA INFORMACIÓ SOBRE SU SALUD
Estamos conscientes de que la información relacionada con su salud y la atención médica que usted recibe es personal. Asimismo, estamos comprometidos a proteger dicha información. Nosotros mantendremos un expediente de la atención médica y los servicios que usted recibe de nosotros. Esto lo hacemos con la findalidad de ofrecerle una atención de calidad y cumplir con las normas legales o reguladoras existentes.
Este aviso se aplica a todos los expedientes generados o recibidos por PP of Nassau County, ya sea que la información haya sido documentada por nosotros por algún otro médico. Este aviso describe las diferentes maneras en que nosotros podemos usar o divulgar información sobre su salud. También le informa acerca de su derecho a obtener la informatión que nosotros tenemos sobre su salud, y describe, además, algunas de nuestras obligaciones con respecto al uso o divulgación de esta información sobre su salud.
Nuestro compromiso con respecto a la información sobre su salud está respaldado por las leyes federales. Las disposiciones relacionadas con la privacidad y la seguridad establecidas por la Ley de Portabilidad y Contabilidad de los Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act _"HIPAA") exigen que:
# Nos aseguremos de que se respete la privacidad de la información de salud que lo/la identifique;
# Pongamos a su disposición este aviso sobre nuestros deberes legales y las medidas de privacidad relacionadas con la información sobre su salud, y
# Cumplamos con los términos del aviso que está vigente actualmente
Cómo Podemos Usar y Divulgar Información Relacionada Con Su Salud
Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en que podemos usar o divulgar información acerca de su salud. A menos que se señale lo contrario, el uso o divulgación mencionado podrá realizarse sin su consentimiento. Para cada categoría de uso o divulgación, explicaremos a lo que se refiere y daremos algunos ejemplos. No se mencionarán todos los tipos de uso o divulgación de cada categoría. Sin embargo, a no ser que solicitemos una autorización por separado, todas las maneras en que se nos permite usar o divulgar la información caerán en alguna de las categorías.
Uso y Divulgación Requiere Autorización . Con excepción de los casos en que debemos divulgar infromación relativa a su salud porque se hace necesario para poder darle la atención médico pertinente; o porque sea requerido por la ley, nosotros divulgamos información sobre su salud solo con su autorización escrita aunque tal autorización no sea requerida por ley.
Tratamiento. Podemos usar información sobre su salud para brindarle tratamiento y servicios médicos. Podemos divulgar información sobre su salud a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de salud, voluntarios y cualquier otro tipo de personal que esté involucrado en el cuidado de su salud. Puede que estas personas trabajen en nuestras oficinas, en un hospital en caso de que usted se encuentre hospitalizado/a bajo supervisión médica, o en el consultorio de algún otro doctor, un laboratorio, una farmacia o un médico al que lo/la refiramos para consulta o para sacarse radiografías, hacerse exámenes de laboratorio, que le despachen recetas o para cualquier otro propósito relacionado con el tratamiento. Por ejemplo, es posible que un médico que lo/la esté tratando necesite saber si usted padece diabetes porque la diabetes puede demorar el proceso de curación.. Nosotros podemos facilitar dicha información al médico que lo/la esté tratando en otra institución.
Para pagos: Podemos usar y divulgar información sobre su salud de manera tal, que el costo del tratamiento y los servicios que usted reciba de nosotros pueda enviársele y cobrársele a usted, a una compañía aseguradora, a alguna agencia estatal de Medicaid o a terceros. Por ejemplo, es posible que necesitemos facilitar información de su plan de seguro médico que esté relacionada con su visita, para que su plan de salud nos pague o le reembolse a usted el costo de la consulta. También es posible que necesitemos facilitar información sobre su salud a la agencia estatal de Medicaid, a fin de que nos reembolse el costo de los servicios que le hemos brindado a usted. En algunos casos, puede que sea necesario informar a su plan de salud acerca del tratamiento al que se va a someter para obtener aprobación previa o para determinar si el plan cubre dicho tratamiento.
Para operaciones relacionadas con atención médica: Podemos usar y divulgar información sobre su salud para fines de nuestra práctica de atención médica. Estos tipos de uso y divulgación de información son necesarios para poder brindar atención médica y asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban una atención de primera. Por ejemplo, podemos usar información sobre su salud para revisar nuestros tratamientos y servicios, y para evaluar el desempeño de nuestro personal al brindarle a usted atención médica. También podemos combinar información sobre la salud de muchos pacientes para decidir cuales otros servicios debemos ofrecer, cuales servicios no son necesarios, si ciertos tratamientos son efectivos o no, o para comparar nuestro desempeño con el de otros y ver qué áreas necesitamos mejorar. De este tipo de información podemos extraer aquella que identifica al paciente, de manera que otras personas puedan utilizarla para el estudio de los servicios de atención médica sin que se enteren de quiénes son específicamente nuestros pacientes.
Para recordar citas: Podemos usar y divulgar información sobre su salud para comunicarnos con usted para recordarle que tiene una cita. Por favor, háganos saber si no desea que nos comuniquemos con usted con relación a su cita, o si desea que usemos otro número de teléfono o dirección para comunicarnos con usted con este propósito.
Para actividades de recaudación de fondos: Podemos usar información sobre su salud para comunicarnos con usted en un esfuerzo para recaudar fondos para nuestras operaciones sin fines de lucro. Por favor, háganos saber si no desea que lo/la contactemos para tales fines.
Según lo exija la ley. Divulgaremos información sobre su salud cuando nos lo exija el ley local, estatal o federal.
Segun lo autorize la ley. Podemos usar o divulgar informacion de su salud sin su consentimiento escrito cuando ese uso y divulgacion aunque no sea requerido por la ley, si lo sea autorizado por ley federal, estatal, o local, y que recaiga sobre una de las categorias que se mencionan mas abajo.
Para investigaciones. Es posible que se den situaciones en que queramos usar y divulgar información sobre su salud para fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede que involucre comparar la eficacia de un medicamento con la de otro. En caso de que algún proyecto de investigación utilice información sobre su salud, nosotros le pediremos a usted que nos autorice para utilizar dicha información, o solicitaremos a una Junta de Privacidad o Revisión Institucional que nos exima del requisito de obtener su autorización. Esta medida se fundamentaría en la garantía que ha de otorgar la junta revisora de que los investigadores protegerán debidamente la información sobre su salud.
Para prevenir una seria amenaza contra la salud o la seguridad. Podemos usar y divulgar información sobre su salud cuando sea necesario para prevenir una seria amenaza contra su salud y su seguridad, o la salud y la seguridad pública o de otra persona. Sin embargo, la información se dará exclusivamente a una persona que esté en capacidad de prevenir dicha amenaza.
Militares y veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas o ha sido separado/a o relevado/a del servicio militar, podemos divulgar información sobre su salud según lo requieran las autoridades militares del Departamento de Asuntos de Veteranos, cuando sea aplicable. También podemos divulgar información acerca de personal militar extranjero a las respectivas autoridades militares extranjeras.
Compensación laboral. Podemos divulgar información sobre su salud para propósitos de compensación laboral o programas similares. Estos programas brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Riesgos de salud pública. Podemos divulgar información sobre su salud para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente se realizan:
• Para prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad;
• Para reportar nacimientos o muertes;
• Para reportar descuido o abuso de menores;
• Para reportar reacciones a medicamentos o problemas con algún producto;
• Para notificar a la gente del retiro de algún producto que están usando;
• Para notificar a una persona que puede haber sido expuesta a una enfermedad o que corre el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
• Para notificar a la autoridad gubernamental pertinente si creemos que un/a paciente ha sido víctima de abuso, descuido o violencia doméstica. Solamente divulgaremos esta información si usted está de acuerdo o cuando se nos autorice por ley.
Actividades de vigilancia de la salud. Podemos divulgar información a alguna agencia supervisora de la salud para aquellas actividades que autorice la ley. Estas actividades incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licenciamiento. Estas actividades son necesarias para que el gobierno pueda vigilar el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes sobre derechos civiles.
Demandas legales y disputas. Si está involucrado/a en una demanda legal o disputa, podemos divulgar información sobre su salud en respuesta a una orden emitida por una corte o tribunal administrativo. También podemos divulgar información sobre su salud en respuesta a una citación, solicitud de revelación o cualquier otro proceso legal ejecutado por otra persona involucrada en la disputa, pero únicamente después de que usted haya sido informado/a acerca de dicha solicitud y haya tenido tiempo de obtener una orden que proteja la información solicitada.
Cumplimiento de la Ley. Podemos divulgar información de su salud si así nos lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley:
• En respuesta a una citación, llamamiento, orden de la corte o proceso similar;
• Para identificar o localizar a una persona sospechosa, fugitiva, testigo material o desaparecida;
• Si es usted víctima de un crimen y no podemos obtener su consentimiento;
• Acerca de una muerte que creemos que sea el resultado de una conducta criminal;
• En un caso de conducta criminal en nuestras instalaciones; y
• En circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del crimen o las víctimas; o la identidad, la descripción o la ubicación de una persona que ha cometido un crimen.
Este tipo de divulgación de información se hará solo después de que usted haya sido informado/a acerca de dicha solicitud y haya tenido tiempo de obtener una orden que proteja la información solicitada.
Pesquisidores, examinadores de salud y directores de funerales. Podemos divulgar información de salud a un pesquisidor que investiga la causa de un deceso o a un examinador de salud. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de su muerte. Además, podemos divulgar información sobre la salud de los pacientes a los directores de funerales, según sea necesario para que puedan llevar a cabo sus funciones.
Reclusos. Si usted está recluido/a en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario legal, podemos divulgar información sobre su salud a la institución correccional o al funcionario legal. Esta divulgación ha de ser necesaria: (1) para que la institución le brinde atención médica; (2) para proteger su salud y su seguridad o la salud y la seguridad de otros, o (3) para la seguridad de la institución correccional.
SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN ACERCA DE SU SALUD
No usaremos o divulgaremos informacion sobre su salud en ninguna forma que sea restringida por la ley. Por ejenplo:
Menores o Personas con Guardianes.. Los menores tienen todos los derechos senalados en este aviso con respecto a informacion relacionada con el cuidado reproductivo. Si usted es un menor o una persona con guardian legal recibiendo cuidados no relacionado con servicios reproductivos su padre o guardian legal podra tener derecho a revisar su expediente y tomar ciertas decisiones con respecto a los usos y divulgacion de la informacion sobre su salud. Si en el dado caso que, el padre o guardian legal exija informacion sobre un menor de mas de doce anos de edad, el menor sera informado de dicha peticion, si el menor se opone a la divulgacion, podemos negar el pedido del padre o guardian legal. Tambien es proibido divulgar a padres o guardian legal de un menor informacion relacionada al tratamiento de enfermedades sexualmente transmitidas o al abortos.
Informacion Relacionada a Ciertas Enfermedades. A menos que sea especificamente requerido o autorizado por la ley, no divulgaremos información relacionada a condiciones como el HIV y el abuso de sustancias.
Notas Psycoterapeuticas: Excepto por el uso especifico de la persona que originalmente escribio dichas notas y con la intención de proveer tratamineto o entrenamiento o en defensa en un caso legal, no se usaran o divulgaran sin su autorizacion.
Mercadeo: Eccepto en caso de comunicacion cara a cara con usted o para ofrecerle una nominal oferta, no usaremos o divulgaremos informacion sobre su salud con el proposito de mercadeo sin su autorizacion.
OTROS USOS DE INFORMACIÓN DE SALUD
Otros usos y divulgaciones de informacion de su salud no cubiertos por este documento o las leyes que lo rigen seran hechas solamente con su autorizacion por escrito.
SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN ACERCA DE SU SALUD
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información que nosotros mantenemos acerca de su salud:
Derecho a examinar y a copiar: Usted tiene derecho a examinar y a copiar aquella información acerca de su salud que pueda ser utilizada para tomar decisiones relacionadas con su atención médica. Generalmente, esto incluye su expediente médico y su estado de cuenta. Esto no incluye anotaciones de asuntos psicoterapéuticos.
Para examinar y copiar la información de salud que pueda ser utilizada para tomar decisiones acerca de usted, debe presentar su solicitud por escrito en un formulario que nosotros le proporcionamos y dirigirla a: “The Privacy Official at PP of Nassau County”(el oficial a cargo de los asuntos de privacidad en PP de Nassau County). Si usted solicita una copia de la información de su salud, podemos cobrarle una tarifa para cubrir los costos de localización, copiado, envío y otros servicios relacionados con su solicitud. El costo no puede exceder a nuestros costos ni exceder a 75 centavos por pagina. No podemos negar darle las copias solo porque ud no puede pagar los costos. Podemos rechazar su solicitud para examinar o copiar información en ciertos casos excepcionales. Si se le niega el acceso a la información, en algunas circunstancias usted puede pedir que se revise el rechazo a su solicitud. Podemos seleccionar a un profesional de cuidados de la salud autorizado, para que examine su petición y el rechazo. La persona que lleve a cabo esta revisión no será la misma persona que negó su petición inicial. Nosotros acataremos el resultado de la revisión.
Derecho a corregir. Si usted considera que la información que nosotros tenemos acerca de su salud está equivocada o incompleta, puede solicitar que se corrija dicha información. Usted tiene derecho a solicitar una rectificación mientras nosotros tengamos la información. Para solicitar una rectificación, debe dirigir la solicitud a: “The Privacy Official at PP of Nassau County.”
Podemos rechazar su petición de rectificación si no está presentada en el formulario que nosotros proporcionamos para tal fin y si no incluye una razón que respalde la petición. Además, podemos rechazar su solicitud si usted nos pide rectificar información que:
• No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó dicha información ya no está disponible para hacer la rectificación;
• No es parte de la información de salud mantenida por o para nuestra práctica;
• No es parte de la información que se le permite examinar y copiar, o
• Es exacta y completa.
Cualquier corrección que le hagamos a la información sobre su salud será divulgada a aquellas personas a quienes podemos divulgarles información, según lo señalado previamente.
Derecho a una contabilidad de las divulgaciones. Usted tiene derecho a solicitar una lista (contabilidad) de cualquier divulgación de información sobre su salud que nosotros hayamos hecho, excepto por los usos y divulgaciones para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según lo descrito anteriormente.
Para solicitar esta lista de divulgaciones, debe presentar su petición en un formulario que nosotros proporcionamos. Su solicitud debe especificar el periodo de tiempo, que no deberá exceder los seis años ni incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. La primera lista de divulgaciones que usted solicite dentro de un periodo de 12 meses será gratuita. Para listas adicionales, podremos cobrar los gastos en los que incurramos para suministrar la lista. Nosotros le haremos saber el costo y usted podrá decidir si retira o modifica su petición en ese momento, antes de que se incurra en gasto alguno. Nosotros le enviaremos por correo la lista de divulgaciones en un formulario impreso, en un periodo de 30 días a partir de la fecha de su solicitud, o le notificaremos si no podemos proporcionarle la lista dentro de dicho periodo y para qué fecha podemos facilitarle la lista; pero esta fecha no deberá exceder los 60 días a partir de la fecha en que usted presentó su solicitud.
Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar que se restrinja o limite la información de salud que nosotros usamos o divulgamos acerca de los tratamientos, pagos u operaciones relacionadas con la atención médica que usted recibe. Usted también tiene derecho a solicitar que se limite la información sobre su salud que nosotros divulgamos a una persona que esté involucrada en la atención médica que usted recibe o el pago de dicha atención. Por ejemplo, usted puede solicitar que se le niegue el acceso a la información sobre su salud a un miembro en particular de nuestro equipo de trabajo que lo/la conoce a usted personalmente.
Aunque nosotros tratamos de tramitar su solicitud de restricción de la información, no estamos obligados a hacerlo si no es posible para nosotros garantizar que se cumpla la ley o consideramos que tendrá un impacto negativo en la atención que nosotros le brindamos. Si acogemos su solicitud, la cumpliremos a menos que la información sea necesaria para someterlo/a a un tratamiento de emergencia. Para solicitar una restricción, usted puede presentar su petición en un formulario que nosotros le proporcionamos. En su solicitud, debe decirnos cual información usted desea limitar y a quién quiere que se le aplique dicha limitación.
Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que nosotros nos comuniquemos con usted acerca de asuntos de salud de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, usted puede pedir que nosotros solo nos comuniquemos con usted en su trabajo o por correo, o en un apartado postal específico. Durante este proceso, le pediremos que nos informe cómo desea que le comuniquemos la información sobre su salud y cualquier otra indicación que tenga para que le notifiquemos esta información. Nosotros tramitaremos toda solicitud que consideremos razonable.
Derecho a copia impresa de este aviso. Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso cuando así lo solicite. También puede obtener una copia por medio del internet en www.ppnc.org.
Su derecho de Recibir Notificación de una Infracción. Estamos requeridos de notificarle por envió de primera clase o por correo electrónico(si usted ha indicado una preferencia para recibir información por correo electrónico o e-mail) de cualquier infracción contra La Información Protegida y no se Asegurada sobre la Salud tan pronto como sea posible, pero en todo caso, no más tarde de 60 días después de haber descubierto la infracción. "La Información Protegida y no Asegurada de Salud" es información que no es asegurada ni por el uso de tecnología ni metodología identificadas por el Secretario del Ministerio de Salud y Seguridad Social de EEUU, la cual rinde La Información Protegida de Salud inutilizable, ilegible, e indescifrable a usuarios no autorizados. La noticia se requiere incluir la información siguiente:
• una descripción breve de la infracción, inclusive la fecha de la infracción y la fecha de su descubrimiento, si esta se conoce • una descripción del tipo de La Información Protegida de Salud implicada en dicha infracción • una explicación breve de los pasos que debe tomar para protegerse del daño potencial que pueda resultar de la infracción • una descripción breve de las acciones que tomamos para investigar la infracción, mitigar pérdidas, y proteger contra aún más infracciones • Información de contacto, inclusive un número telefónico libre de cargos, dirección de correo electrónico, el sitio web o dirección postal que le permita que usted haga preguntas y pueda obtener información adicional. En caso de que la infracción implique a 10 o más pacientes cuya información de contacto sea insuficiente o anticuado anunciaremos la infracción en la página principal de nuestro sitio web o por medios impresos o medios de radiodifusión y teledifusión mayores. Si la infracción implica a más de 500 pacientes en un estado o una jurisdicción, notificaremos a través de los más prominentes medios de difusión. Si la infracción implica a más de 500 pacientes, se requiere notificar al Secretario del Ministerio de Salud y Seguridad Social de EEUU. También se requiere someter un informe anual al Secretario de cualquier infracción que implicó a menos de 500 pacientes durante el año y mantener una lista de infracciones que implican a menos de 500 pacientes.
QUEJAS. Si usted considera que los derechos a su privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja ante nosotros o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos, Oficina de Derechos Civiles. Para presentar una queja ante nosotros, comuníquese con: “The Privacy Official at Planned Parenthood of Nassau County.” Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. Usted no será sancionado/a por presentar una queja.
Revocación del consentimiento o autorización . Si usted nos autoriza para usar o divulgar información acerca de su salud, usted podrá revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca la autorización, ya no podremos usar o divulgar información sobre su salud por las razones señaladas en su autorización por escrito. Usted debe tener presente que nosotros no podremos detener una divulgación que hayamos hecho con su permiso, y que estamos obligados a retener los expedientes de la atención médica que le brindamos.
CAMBIOS A ESTE AVISO: Nos reservamos el derecho a cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho a hacer efectivo el aviso revisado o cambiado con respecto a la información de salud que ya tenemos de usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Colocaremos una copia de este aviso en nuestras oficinas. El aviso contiene la fecha de entrada en vigencia en la primera página. Además, cada vez que usted se registre para recibir tratamiento o atención médica, nosotros le ofreceremos una copia del aviso vigente.
